Wie ein Rechnungsmanagement einen hervorragenden Einstieg in die Digitalisierung bietet und schnell positive Ergebnisse liefert.
Text: Nelly Brüssing, Marketing-Managerin bei GetMyInvoices
Laut dem kürzlich vom Bitkom veröffentlichten Digital Office Index 2022 schreitet die Digitalisierung in Deutschland zwar voran, jedoch ist insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen noch Luft nach oben. Die größten Hürden sind demnach unverändert ein als zu hoch empfundener Investitionsbedarf (73 Prozent), die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf Daten (65 Prozent) sowie zu wenig qualifiziertes Personal (64 Prozent). Es muss aber gar nicht die komplette Verwaltung von heute auf morgen umgestellt werden, vielmehr lässt sich auch mit kleinen Schritten viel erreichen. Einen guten Startpunkt für die Digitalisierung bildet das Rechnungsmanagement.
Rechnungen, Quittungen & Co. fallen in jedem Unternehmen zur Genüge an. Sie Monat für Monat für die Buchführung manuell zusammenzutragen, ist nicht nur nervenaufreibend, sondern vor allem auch mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Deshalb gibt es intelligente Rechnungsmanagement-Lösungen, die diese Aufgabe und viele weitere übernehmen. Sind diese Tools mit einem Dokumentenmanagement-System verbunden, können Unternehmen ihre Rechnungen und weitere kaufmännische Unterlagen wie Verträge und Bestellungen sowie ihren allgemeinen Schriftverkehr zentral verwalten.
Belege aus zahlreichen Quellen
Grob klassifiziert sind für die Buchführung zunächst Ein‑ und Ausgangsrechnungen relevant. Bei Ersteren handelt es sich zum Beispiel um Telefon- und Stromrechnungen sowie um Rechnungen für die Einkäufe von Waren, Rohstoffen oder Dienstleistungen. Sie liegen häufig in den Kundenportalen der Anbieter vor oder werden per Post oder E-Mail zugeschickt. Ausgangsrechnungen für erbrachte Leistungen oder verkaufte Produkte können in der Buchhaltungssoftware, in einem Rechnungserstellungstool oder im Dateisystem abgelegt sein. Außerdem gibt es noch Quittungen, die papierbasiert beispielsweise beim Tanken oder Geschäftsessen ausgehändigt werden. Nicht zuletzt gehören zur Buchführung Konto- oder Kreditkartenauszüge.
Insbesondere bei den Eingangsrechnungen, die oft zahlreichen Quellen entstammen, geht für das Einsammeln sehr viel Zeit verloren. So verzögert sich die Durchlaufzeit und Skontomöglichkeiten können nicht genutzt werden. Zudem ist das Risiko groß, ein Dokument zu vergessen, was zu Nachfragen von der Buchhaltung oder dem Steuerberater sowie langwierigen Recherchen führt. Oftmals fallen fehlende Ausgangsrechnungen erst bei der Sichtung der Kontotransaktionen auf, denn laut dem Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ können diese nicht verarbeitet werden.
Rechnungen einsammeln und zentral zur Verfügung stellen
Eine digitale Rechnungsmanagement-Software hilft in dieser Situation, indem sie automatisch Dokumente aus verschiedenen Quellen abruft und diese verschlüsselt in einer zentralen Belegverwaltung abspeichert. Sie importiert Ausgangsrechnungen aus entsprechenden Erstellungs-Tools, Shopsystemen oder Cloud-Speichern, während Eingangsrechnungen automatisiert aus Portalen bzw. E-Mail-Postfächern heruntergeladen werden – ebenso wie Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen aus Online-Banking-Applikationen. Papierbasierte Rechnungen und Quittungen können mit einer Smartphone-App gescannt und ebenfalls in die Belegverwaltung hochgeladen werden. Dies führt vor allem bei Geschäftsreisenden zu Erleichterungen, denn sie können unterwegs entstehende Quittungen, etwa vom Tanken oder einem Geschäftsessen, unmittelbar digitalisieren. Erfüllt die App die Anforderungen der Finanzverwaltung an sogenanntes ersetzendes Scannen, dürfen die Dokumente anschließend vernichtet werden. Das bedeutet das Aus für zerknitterte Belege und Zettelwirtschaft.
Alle Dokumente an einem Ort
Sämtliche Dokumente stehen dann zentral zur Verfügung und können über den Webbrowser ortsunabhängig, also auch aus dem Homeoffice, intuitiv verwaltet werden. Unabhängig von der Quelle werden relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag automatisch per Optical Character Recognition (OCR) ausgelesen. So lassen sich Fehler vermeiden, die bei der manuellen Eingabe dieser Daten schnell passieren. Darüber hinaus ermöglichen einige Systeme, die Rechnungen nach Lieferanten, Rechnungsdatum oder benutzerdefinierten Tags zu gruppieren und somit schneller aufzufinden. Ob Ansicht nach Monaten, Kachelansicht mit großem Vorschaubild oder Listenansicht – verschiedene Darstellungsvarianten bieten einen individuellen Überblick. Nicht zuletzt haben Anwender die Möglichkeit, Belege finanziellen Transaktionen zuzuweisen, um direkt zu erkennen, welche Rechnungen bereits beglichen wurden. Noch offene Rechnungen können aus der Anwendung heraus bezahlt werden, sodass die Online-Banking-Software nicht extra aufgerufen werden muss.
GoBD und Datensicherheit
Dabei werden sämtliche Schritte – vom Import der Belege über deren Bearbeitung bis hin zum Export – dokumentiert und Unternehmen so bei der Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützt. Damit Unternehmen gegenüber dem Finanzamt nachweisen können, dass sie GoBD-konform arbeiten, ist es empfehlenswert, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die alle organisatorischen und technischen Abläufe beschreibt. Sie stellt sozusagen das Logbuch der Organisation dar und beinhaltet vor allem
- eine allgemeine Beschreibung von Unternehmen und Rechnungswesen,
- eine Anwenderdokumentation,
- eine technische Systemdokumentation,
- eine Betriebsdokumentation und
- ein internes Kontrollsystem (IKS).
Anhand dieser Angaben findet sich der Betriebsprüfer sofort zurecht und kann nachvollziehen, wann und von wem Rechnungen wie bearbeitet wurden.
Im Hinblick auf die Datensicherheit sollten Unternehmen vor allem darauf achten, dass die gewählte Rechnungsmanagement-Lösung die Daten verschlüsselt überträgt bzw. speichert und Hashing-Algorithmen nutzt, um sich vor Angriffen zu schützen. Dennoch sind Anwender gefordert, einige Aspekte selbst umzusetzen, darunter ein professioneller Umgang mit Zugangsdaten.
Optimal gestaltete Workflows und Prozesse
Damit das Rechnungsmanagement reibungslos funktioniert, sollten digitale Prozesse zur Freigabe bzw. Bezahlung von Rechnungen eingerichtet werden, die zum Unternehmen und den Mitarbeitern passen. Nicht zuletzt gilt es, die gewonnenen Potenziale zu nutzen – sei es für einen wertschöpfenden Einsatz der Mitarbeiter, das gezielte Aussteuern des Cashflows oder bessere unternehmerische Entscheidungen. Denn die Lösungen können ihren Funktionsumfang nur entfalten, wenn die Anwender von den Möglichkeiten tatsächlich Gebrauch machen. Hier hat es sich bewährt, die Mitarbeiter „mit ins Boot zu holen“, sprich: sie in die Gestaltung der neuen Arbeitsläufe einzubeziehen. Wenn sie die Vorteile einer Lösung und ihre Einflussmöglichkeiten darauf selbst erkennen, wird die Software in der Regel gut akzeptiert und genutzt.
Das perfekte Paar: Rechnungs- und Dokumentenmanagement
Die Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsmanagements ist ein Vorhaben, das keiner großen Investitionen bedarf, für Unternehmen einfach umzusetzen ist, kostengünstig funktioniert und konsequent umgesetzt obendrein Qualität sowie Effizienz verbessert. Rechnungen werden automatisiert erfasst, organisiert und den zuständigen Anwendern beziehungsweise nachgelagerten Applikationen zur Verfügung gestellt. Somit können die Mitarbeiter nicht nur über verschiedene Abteilungen, sondern auch über Unternehmensgrenzen hinweg komfortabel zusammenarbeiten und dabei sogar Fehler reduzieren und die Effizienz steigern. Damit bildet das Rechnungsmanagement einen hervorragenden Einstieg in die Digitalisierung, der umgehend positive Ergebnisse liefert. Mit diesen Erfahrungen ist es dann einfacher, weitere Digitalisierungsprojekte anzugehen.
Unternehmen, die bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, profitieren ebenfalls, denn beide Lösungen greifen nahtlos ineinander. Ihre Rechnungen werden aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen und in das DMS importiert. Hier stehen sie dann mit anderen kaufmännischen Unterlagen, wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen, sowie dem allgemeinen Schriftverkehr in einem Single Point of Truth zur Verfügung.
GetMyInvoices ist eine digitale Rechnungsmanagement-Software zur Vereinfachung und Beschleunigung der vorbereitenden Buchhaltung. Die Lösung ruft Rechnungen und andere Dokumente aus Tausenden Quellen automatisch ab, darunter mehr als 10.000 Online-Portale, E-Mail-Postfächer, Cloudspeicher und Drittlösungen wie Rechnungserstellungs-Tools. Papierbelege lassen sich über eine Scan-App komfortabel erfassen. Dabei liest GetMyInvoices relevante Rechnungsinformationen automatisch aus. Somit befinden sich sämtliche Belege und Rechnungsinformationen sicher an einem Ort und lassen sich von dort – unter Einhaltung individueller Workflows – bequem an den Steuerberater, in die Buchhaltungssoftware, das Dokumentenmanagement-System und weitere Anwendungen übertragen. Anwender sparen Aufwand und Zeit, außerdem wird effizientes Cashflow-Management möglich.
