Strategien & Tools für eine

funktionierende ‚Fernbeziehung‘

Innovative digitale Tools und flexible Arbeitsformen: Unternehmen und Mitarbeiter sind in den letzten Monaten wichtige Digitalisierungsschritte gegangen und konnten so ihre Produktivität sichern. Doch mit diesem „New Normal“, oder besser dem konstanten Wandel zu einem immer neuen „Next Normal“, ergeben sich die nächsten Herausforderungen – kulturell und technisch. Die neue Flut an „produktivitätssteigernden“ digitalen Werkzeugen muss gebändigt werden, um echte Produktivitätsvorteile zu liefern – mit einem passenden Arbeits-Mindset, aber auch mit Strategien, die eine nahtlose Mitarbeitererfahrung ermöglichen.

Bei der diesjährigen virtuellen CommunityLIVE-Konferenz von Hyland haben Juliet Fund, Gründerin von WhiteSpace at Work und Produktivitätsberaterin für Unternehmen und John Phelan, Executive Vice President und Chief Product Officer bei Hyland, praktische Tipps für das Arbeiten im Next Normal und den Umgang mit digitalen Tools vorgestellt.

  Autor – Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland

Weniger ist mehr: Ein Mindset der Reduktion

E-Mails, Push-Nachrichten unterschiedlicher Collaboration-Tools, Updates von Work-Trackern und ein (virtuelles) Meeting nach dem anderen. So sah schon vor 2020 der Alltag von vielen Angestellten im Büro aus. Dieses nervöse Grundrauschen hat sich mit der räumlichen Trennung durch Remote-Work erheblich verstärkt und statt Produktivität zu fördern, das Stresslevel und das Genervt sein vieler Mitarbeiter gesteigert – mit potenziell negativen Folgen für die langfristige psychische Gesundheit und Leistungsfähigkeit. So berichtet beispielweise Bloomberg, dass sich schon heute 45 Prozent der Angestellten ausgebrannt fühlen, seit sie im Homeoffice arbeiten.

Um dem Überfluss an Tools und Reizen entgegenzuwirken und so die unbestreitbaren Vorteile von Remote Work, wie Flexibilität, Schutz der Gesundheit durch räumliche Trennung und eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Job, nutzen zu können, empfiehlt Juliet Fund Mut zur Reduktion. Mitarbeiter, Teams, aber auch ganze Unternehmen sollten sich dazu folgende Fragen stellen und ehrlich beantworten:

• Gibt es etwas, von dem ich mich verabschieden könnte, etwas das überflüssig ist?
• Bei welchen Dingen oder in welchen Bereichen ist „gut genug“, gut genug?
• Was muss ich (wirklich!) wissen?
• Was verdient (wirklich!) meine Aufmerksamkeit?

So gilt es beispielsweise immer wieder zu überprüfen, ob die Teilnahme an virtuellen Meetings tatsächlich einen echten Informationsmehrwert bringt oder nur wertvolle Zeit (und Nerven!) frisst. Gleiches gilt für E-Mail-Verteiler, die ein Projekt betreffen, an dem man nicht mehr mitarbeitet.

Fokussierung auf das Wesentliche

Seit wir uns nicht mehr im Büro treffen, ist das Kommunikationsbedürfnis und der Abstimmungsbedarf gestiegen. Das hat bei vielen zu einem ständigen Checken von E-Mails und Nachrichten geführt, was konzentriertes Arbeiten fast unmöglich werden und das Stresslevel steigen lässt. Hier können individuell definierte Zeiträume helfen, in denen ganz bewusst die Nachrichten bearbeitet werden, z.B. zu Beginn des Arbeitstages, mittags und dann noch einmal am Nachmittag.

Team-Leiter und Verantwortliche in Unternehmen sollten diese bewussten und achtsamen Arbeitspraktiken vorleben und ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, neue und alte Routinen kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu ändern. Die Kultur der Offenheit, die in Bezug auf die Digitalisierung gefordert wird, sollte sich bis hin zu den tagtäglichen Arbeitsprozessen erstrecken und eine bewusste Fokussierung auf das wirklich Wesentliche einschließen. Das heißt, der Fokus sollte genau auf den Aufgaben und Routinen liegen, die die Mitarbeiter in ihrer persönlichen und professionellen Entwicklung weiterbringen und motivieren und es Unternehmen ermöglichen, effizient und erfolgreich zu operieren.

Die Technik muss stimmen

Das Weniger-ist-Mehr-Mindset lässt sich auch auf die technische Ausstattung von Unternehmen übertragen. Dabei geht es nicht darum, dass Unternehmen ihre IT-Infrastruktur zusammenschrumpfen sollen, sondern um die Reduktion der Komplexität für die Mitarbeiter in den Fach- und IT-Abteilungen. Es müssen die Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass Produktivität standortunabhängig gelingen kann. Dazu gehört zum einen die Bereitstellung eines sicheren Zugangs zu allen relevanten Unternehmensinhalten und -informationen, zum anderen eine Auswahl digitaler Tools, die die Arbeit mit diesen Ressourcen erleichtert und nicht um einen weiteren potenziellen Zeitfresser ergänzt. Folgende Punkte helfen als Wegweiser bei der Auswahl und Implementierung der Tools für nahtlose und stressfreie Remote-Prozesse:

Redundanzen vermeiden
Nicht nur in großen Unternehmen sammelt sich im Laufe der Zeit nicht selten ein bunter Blumenstrauß unterschiedlichster Lösungen sowie auch dergleichen Lösungen an, die im Grunde das Gleiche leisten. So setzt beispielsweise jede Abteilung auf ihre eigene Kommunikationsanwendung oder DMS-Lösung. Ersteres bedeutet für teamübergreifend arbeitende Angestellte, dass sie täglich mehrere Nachrichtenkanäle im Auge behalten müssen, letzteres, dass durchgängige Dokumentenprozesse und deren Automatisierung unmöglich werden. Außerdem droht bei einem derartigen IT-Wildwuchs Silobildung und der Verlust wichtiger Daten und Informationen. Wo möglich, sollten Anwendungen mit redundanter Funktion vermieden werden, um Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern und Übersichtlichkeit zu fördern.

Einen virtuellen, standortunabhängigen Arbeitsbereich schaffen
Damit Angestellte jederzeit und von überall flexibel arbeiten können, sollten Unternehmen einen virtuellen Arbeitsbereich zur Verfügung stellen, der über einen einzigen Log-In rollenbasierten bzw. personalisierten und Zugang zu allen benötigten und vorausgewählten Tools, Applikationen und Inhalten gibt. Die Implementierung einer solchen zentralen Plattform erleichtert die Navigation und Nutzung der Tools und reduziert dank der Vorauswahl und Reduktion auf das Relevante, Ablenkungen und Überforderung.

Auf Benutzerfreundlichkeit setzen
In Zeiten von Comsumerization ist Benutzerfreundlichkeit wichtiger denn je. Tools sollten über eine ansprechende, selbsterklärende und bestenfalls einheitliche Benutzeroberfläche verfügen, die keiner Schulung bedarf. Für eine nahtlose Userexperience und maximale Produktivität sollte es außerdem keinen Unterschied zwischen Desktop-, Web- und Mobile-Clients und bei der Nutzung von unterschiedlichen Geräten geben. Sobald die Mitarbeiter ihr Gerät starten und sich eingeloggt haben, sollten sie sofort und wie gewohnt mit ihrer Arbeit beginnen können. Optionen für individuelles Customizing, z.B. bei der Einstellung von Ansichten bei Dokumenten-Viewern erleichtern zudem die effiziente Nutzung der Tools.

Integrierbarkeit ist Key!
Cloud-Applikationen boomen stärker denn je und es zeichnet sich ein deutlicher Trend hin zu Best-of-Breed-Strategien ab. Damit ein solcher Ansatz gelingt und nicht zu weiterem IT-Wildwuchs und Silobildung beiträgt, ist die einfache Integrierbarkeit der Lösungen von entscheidender Bedeutung, damit sich Workflows ohne Prozessbrüche automatisieren lassen. So sollten beispielsweise Capture-Anwendungen zur Erfassung von Rechnungen mit den Accounts-Payable-Lösungen und dem ERP-System integriert werden.

Low-Code, um mit den rasanten Veränderungen des Next Normal schrittzuhalten
In der aktuellen Zeit, in der sich Prozesse, Geschäftsmodelle und gesetzliche Richtlinien über Nacht verändern, müssen Applikationen Flexibilität beweisen und sich mit wenigen Klicks und ohne Programmieraufwand konfigurieren und an neue Gegebenheiten anpassen lassen – und zwar nicht nur von IT-Spezialisten, sondern von den Mitarbeitern der Fachabteilungen aus dem Homeoffice heraus. Das kann von der Vergabe von Zugriffsrechten auf bestimmte Inhalte bis hin zur Modifikation von Dokumentenfreigabeprozessen reichen.

Fazit

Digitale Unternehmenstools waren noch nie so wichtig wie heute, sie treiben die Digitalisierung voran und insbesondere DMS- und ECM-Lösungen und Content-Services sind für viele Unternehmen Ausgangspunkt ihrer digitalen Transformationsvorhaben und Remote-Work-Strategien. Dennoch sollten sämtliche Tools immer wieder bewertet und gezielt ausgewählt werden, um den optimalen Mix für das sich ständig verändernde Next Normal und eine räumlich getrennte, motivierte und produktive Belegschaft zu schaffen.

www.hyland.com

Hyland ist ein führenden Anbieter im Bereich Content Services und Enterprise Content Management und wurde bereits 10 Jahre in Folge von Gartner als „Leader“ im Magic Quadrant für ECM- bzw. Content-Services-Plattformen ausgezeichnet. Der Softwareanbieter unterstützt Kunden seit über 25 Jahren bei der digitalen Transformation und ermöglicht es Tausenden von Organisationen, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten.