Seit Jahrzehnten spricht man vom papierlosen Büro und doch stapeln sich auf vielen Schreibtischen Berge von Unterlagen und Akten. Eine unfassbar große Menge an Ressourcen in Form der „drei P“ wird vergeudet: Papier, Platz und Personal. Im ganzen Unternehmen wirken papiergebundene Vorgänge wie aufgeweichter Asphalt – sie verhindern Geschwindigkeit, beeinträchtigen zäh die schnelle Reaktion auf Veränderungen im Markt oder bei Kundenwünschen und reduzieren die Transparenz.
Papier ist das größte Hindernis, wenn man Prozesse effizient gestalten will. Wer über die Digitalisierung des Unternehmens nachdenkt, sollte bei papiergebunden Prozessen beginnen. Wo fängt man am besten an und worauf sollte man achten, wenn man das Papier aus dem Unternehmen verbannen möchte?
Autoren –
Thomas Beer ist Geschäftsführer der EWERK DDS GmbH und Leif Humpert ist Channel Account Manager bei M-Files
Digitale Prozesse – von Anfang her denken
Bei einem vollgelaufenen Keller wird man sinnvollerweise damit beginnen den Zufluss zu stoppen. Gleiches gilt für Papier im Unternehmen: Wenn man Papier aus dem Unternehmen verbannen möchte, sollte man dort anfangen, wo es in das Unternehmen hineinkommt: bei der Eingangspost. Die Digitalisierung der gesamten Eingangspost ist ein wesentlicher Schlüssel zur Digitalisierung des Unternehmens. Liegen Informationen nicht mehr in Papierform, sondern digital vor, ist die Digitalisierung der folgenden Prozesse der natürliche nächste Schritt und genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen.
Das Scanning der Post allein bringt relativ wenig Vorteile. Der Nutzen entsteht vor allem aus der Digitalisierung des Routings und der weiteren Bearbeitung. Grundlage dafür sollte eine moderne Content-Services-Plattform sein, welche die digitalisierten Schriftstücke mittels KI mit dem richtigen Kontext versieht, dauerhaft vorhält und ordnet, sowie die weitere Bearbeitung in Workflows organisieren kann.
Eingangspost – Datenerfassung als Service
Anhand eines konkreten Kundenprojekts kann die Vorgehensweise anschaulich beschrieben werden. Die Digitalisierung der gesamten Eingangspost war auch hier der Schlüssel für die weitere Digitalisierung. Dazu wird die gesamte Eingangspost der Kunden direkt via Postumrouting an EWERK geliefert. Anschließend beginnt die Bearbeitung, wo die Post geöffnet, gescannt und in M-Files für den Kunden abgelegt wird. Über die gesamte Bandbreite des Unternehmens hinweg – von der Eingangsrechnung über Personalunterlagen bis hin zu Kundenanfragen – liegen alle Eingangsdokumente sofort digital vor und können damit erstmalig in vollständig digitalisierten Prozessen bearbeitet werden.
Automatisierung – KI-Verfahren klassifizieren
Bei der Ablage in M-Files wird durch die Generierung von Metadaten der Grundstein für die weitere automatische Verarbeitung gelegt. Dazu wird der Inhalt der gescannten Post mit KI-basierten Verfahren zunächst ausgelesen und inhaltlich klassifiziert. Dabei wird unter anderem erfasst, ob ein Schriftstück an eine einzelne Person oder an eine bestimmte Rolle oder ein Team innerhalb des Kunden adressiert ist. Mit diesen Informationen wird die Eingangspost über M-Files den jeweiligen Adressaten in einer persönlichen oder teamweiten Ansicht für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Schriftstücke, die nicht automatisiert verarbeitet werden können, werden einer zentralen Poststelle zugewiesen.
Content Services –
Mehrwert durch Kontextinformationen
Je nach Dokumentenklasse können weitere unterschiedliche Eigenschaften, wie beispielsweise die Kundennummer bei der Kundenkorrespondenz und Belegdaten wie Auftragsnummer, Lieferantennummer oder Bestellwert bei kaufmännischen Belegen, extrahiert werden. Diese Metadaten werden dem Dokument automatisch zugefügt und können gemeinsam mit der Klassifizierung die weiteren Schritte der Verarbeitung steuern oder zur Einstufung der Vertraulichkeit und entsprechender Einschränkung von Zugriffsrechten genutzt werden. Mit diesen Metadaten kann M-Files das Dokument auch gleich in den richtigen Kontext setzen und damit den Nutzern die Arbeit deutlich erleichtern. So sieht der Bearbeiter direkt alle anderen mit dem Vorgang verbunden Informationen und Dokumente unabhängig von ihrer Quelle. Diese Kontextinformation kann von M-Files je nach Bedarf auch in Systemen wie Microsoft SharePoint, CRM oder ERP angeboten werden.
Metadaten erschließen die Informationen auch über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg und erleichtern generell das Dokumentenmanagement und insbesondere die übergreifende Suche und rechtskonforme Archivierung von Dokumenten. Anders als viele andere Dokumentenmanagementsysteme organisiert M-Files Dokumente nicht in Ordnerstrukturen nach dem Ablageort, sondern danach, was sie fachlich sind. Das Was-statt-Wo-Prinzip von M-Files befreit den Anwender davon, wissen zu müssen, wo ein Dokument abgelegt sein könnte, um es zu finden. Der Anwender beschreibt vielmehr die Eigenschaften des gesuchten Dokuments, wie beispielsweise „den Vertrag mit dem Kunden mit der Kundennummer 47/11 aus dem Jahr 2016“. Diese Eigenschaften sind als Metadaten mit dem Dokument abgelegt und so kann das Dokument zielsicher gefunden werden. Nach gleichem Prinzip lassen sich beliebige Sichten auf Dokumente anlegen, um dem unterschiedlichen Bedarf der Anwender gerecht zu werden.
Interne Workflows – ohne Papier
Mit der digitalen Verfügbarkeit der gesamten Korrespondenz konnten langwierige papiergebundene Prozesse beseitigt werden. Früher wurden zu einem Vorgang die notwendigen Dokumente manuell durch die einzelnen Prozessschritte transportiert, um oftmals am Ende doch in digitaler Form das Unternehmen zu verlassen. Ein klassisches Beispiel für diese Art von Prozessen war beispielsweise die Freigabe von Eingangsrechnungen, die mittels Umlaufmappen zur Freigabe durch die Fachabteilungen im Unternehmen kursierten – mit entsprechend langen Laufzeiten und einer unbefriedigenden Transparenz. Heute ist der komplette Workflow für die Freigabe von Eingangsrechnung in M-Files als Prozess organisiert. Damit ist nicht nur die Prozesslaufzeit deutlich verkürzt worden, sondern es besteht auch jederzeit Transparenz über den Status einer Rechnung.
Ähnliche Prozessbeispiele gibt es in vielen weiteren Abteilungen, wie beispielsweise dem Vertriebsinnendienst, Vertrags- oder der Personalabteilung. So können nicht nur Tausende von Vorgängen deutlich schneller bearbeitet werden, sondern es wird auch für eine gleichbleibende Qualität gesorgt und die Mitarbeiter werden durch Automatisierung von lästigen Routineaufgaben – wie beispielsweise der geordneten Archivierung – vollständig entlastet. Es besteht jederzeit volle Transparenz über den Status solcher Vorgänge, Engstellen können leicht identifiziert und so Prozesse stetig verbessert werden. Zudem werden wichtige Anforderungen an die Auditierbarkeit und Dokumentation von Entscheidungen und Prozessen erfüllt.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Unterstützung von Ad-hoc-Workflows für nicht standardisierte Vorgänge. Dazu kann in M-Files beispielsweise einem Kollegen eine frei formulierbare Aufgabe zugeordnet und die zughörigen Dokumente verlinkt werden. Der Mitarbeiter erhält eine entsprechende Nachricht im System oder per E-Mail und kann direkt – auch mobil von unterwegs – die notwendigen Schritte mit dem Dokument erledigen. So werden Dokumente nicht mehr wie in der Vergangenheit per E-Mail versendet und x-fach dupliziert, sondern es bleibt eine zentrale Version erhalten.
Digitalisierungsschub für das gesamte Unternehmen
Mit der Nutzung von smarten Scan-Services und intelligenten Content-Services-Plattformen zur Digitalisierung der Eingangspost zünden Unternehmen einen Turbo für weitere Digitalisierungsmöglichkeiten im Unternehmen. Mit der Digitalisierung werden alle eingehenden Informationen und Dokumente, unter Wahrung entsprechender Berechtigungen, überall verfügbar – im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Das macht Prozesse schneller und leichter änderbar. Weil das Eingangsdokument in Papierform fehlt, fallen plötzlich all die papierbasierten Hindernisse und Workarounds, die Abläufe verzögern, auf und können sukzessive beseitigt werden. Auf einer leistungsstarken Plattform können die Nutzer kreativ eigene Ideen für Prozessverbesserungen umsetzen. So wird das ganze Unternehmen deutlich agiler. Wer mit der Digitalisierung der Eingangspost beginnt, hat schon gewonnen.
Checkliste zur Digitalisierung der Eingangspost
Einführung und Bereitstellung
- Kein hoher Anfangsinvest: Bereitstellung als Cloud Service vermeidet hohe Investitionen und erlaubt einen schnellen Einstieg.
- Kein Eigenaufwand: Ein guter Dienstleister kümmert sich um Abholung, Scan, Lagerung, Archivierung und die fachgerechte Vernichtung und Entsorgung.
- Erfahrung: Eingangspost ist ein bunter Strauß an Überraschungen. Der Scan-Dienstleister sollte über viele Jahre Erfahrung verfügen.
Sicherheit und Vertraulichkeit
- Hohe Sicherheit: Der Scan-Dienstleister sollte nach den in Deutschland festgelegten Standards BSI 100-1 bis 100-4, ISO/IEC 27001 und TR-RESISCAN arbeiten sein.
- Verlässlicher Datenschutz: Alle Mitarbeiter des Dienstleisters sind auf die Bestimmungen des Datenschutzes verpflichtet. Scanproduktion und Datenzentren sind geschützt, überwacht und verfügen über Zutrittskontrollen.
- Auditierte Leistung: Der gesamte Prozess von der Entgegennahme der Eingangspost über die Digitalisierung, Ablage und revisionssichere Archivierung bis hin zur Vernichtung nach DIN 66399 Schutzklasse 4 wird lückenlos protokolliert.
- Zeitnahe Bereitstellung: Der Scan-Dienstleister kann die digitale Verfügbarkeit innerhalb von 24h nach Eintreffen garantieren.
Intelligentes Informationsmanagement
- Automatische Content Analytics: Alle Unterlagen werden mittels KI automatisiert klassifiziert und umfassend mit Metadaten angereichert.
- Anreicherung durch Kontext: Plattform stellt die Eingangspost in den jeweils richtigen Kontext mit bereits vorhandenen Informationen von innerhalb und außerhalb der Plattform.
- Automatisierung der Information Governance: Zugriffsrechte, Vertraulichkeit, revisionssichere Archivierung und geordnete Löschung erfolgen auf Wunsch automatisiert gesteuert durch Metadaten.
Die EWERK DDS GmbH ist ein Dienstleister für digitalen Erfolg. Das Portfolio von EWERK umfasst den gesamten technologischen Lebenszyklus: von IT-Projekt-Beratung, Software-Entwicklung & Design, Transition Management, Enterprise IT-Outsourcing bis zum Betrieb von Serversystemen und Rechentechnik für Internetanwendungen. Kunden der EWERK Group sind europäische Unternehmen aus dem Energie-, Gesundheits- und Mobilitätssektor.
M-Files ist ein Unternehmen, das eine neue Generation an Content-Services-Plattformen für intelligentes Informationsmanagement bietet. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS/ECM-Systemen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte in der gesamten Organisation, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. Mit KI-basierter Content Analytics setzt M-Files Informationen automatisiert in den richtigen Kontext.
