Autoren – Tobias Staudinger, SharePoint Enterprise Social Consultant, und Florian Laumer, Senior Consultant SharePoint Solutions, HENRICHSEN AG
Die internationale Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstands hängt heute weniger von der Produktion ab, denn die Potenziale zur Steigerung der Produktivität sind angesichts weitgreifender Rationalisierungsmaßnahmen so gut wie ausgeschöpft. Der Schlüssel zum Erfolg liegt demnach in der Effizienz der Wissensarbeiter, ihrer Innovationskraft sowie ihrer Fähigkeit, Nachfragetrends und Marktpotenziale frühzeitig zu erkennen.
Genau darauf zielen die aktuellen IT-Entwicklungen ab – und das Potenzial ist enorm: Etwa 17 Millionen Menschen in Deutschland sind überwiegend im Büro tätig. Dies entspricht über 45 Prozent der Erwerbstätigen. Und der Anteil an Wissensarbeitern steigt. Eine moderne IT unterstützt diese Entwicklung und SharePoint kann hier maßgeblich dazu beitragen: über die zielgerichtete Bereitstellung von Informationen durch optimal an die Anwenderanforderungen angepasste Geschäftsanwendungen.
„Social“-Funktionen unterstützen
Gerade die junge Generation nutzt zusätzlich soziale Medien wie selbstverständlich und wird diese Art und Weise der Kommunikation und Interaktion auch im beruflichen Umfeld erwarten und weiter vorantreiben. Teile dieser „Social“-Herausforderungen können schon heute durch die Nutzung von Yammer gelöst werden. Das Tool macht es einfach, Informationen zu teilen, mit Kollegen in Kontakt zu treten und schnell Antworten auf Fragen zu bekommen oder zu geben. Es unterstützt die Agilität in der Zusammenarbeit und verbessert, richtig eingesetzt, die organisatorischen Prozesse zwischen den Mitarbeitern. Die Reichweite von Yammer übersteigt dabei die von E-Mail um ein Vielfaches.
Integriert in eine Geschäftsanwendung, kann Yammer somit zur Verteilung von wertvollem Prozesswissen, zur Reduzierung von Durchlaufzeiten und zur Steigerung der Transparenz führen. Die Folge: Höhere Entscheidungsqualität dank der Verfügbarkeit relevanter Informationen. Dies bedeutet in diesem Zusammenhang:
Die richtigen Informationen bereitstellen
Was zeichnet nun eine gewinnbringende Geschäftsanwendung basierend auf SharePoint aus? Ziel ist es, Daten in einen gemeinsamen Kontext zu bringen und mit vorhandenem Wissen von Mitarbeitern zu verknüpfen. Ein Beispiel: Um richtige Entscheidungen treffen zu können, ist es hilfreich zu wissen, welche Informationen in dem jeweiligen Prozessschritt notwendig sind. Im einfachsten Fall liefert also der Prozess oder die aktuelle Aufgabe den Kontext. Um dem Personalisierungstrend gerecht zu werden, werden Informationen zudem rollen- und profilbasiert bereitgestellt. Zur Kategorisierung zieht man die Rolle des Wissensarbeiters im Unternehmen heran, z. B. Marketingmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter oder Geschäftsführer. Ergänzt wird diese von den persönlichen Interessen der Person.
Typische Anwendungsfälle in der SharePoint-Praxis sind demzufolge das Erstellen und Löschen von Webseiten und Listen, das Setzen von Metadaten und Berechtigungen, Kopieren und Verschieben von Dokumenten, das Starten von Workflows oder das Setzen von Templates oder die Verwaltung von Benutzern. Zusätzlich ist der Zugriff auf das Active Directory und das Dateisystem erforderlich, der Im- und Export von Dokumenten und bei Bedarf auch die Einbindung weiterer externer Systeme und Workflows.
Auch eine ERP-Integration zu SAP oder MS DYNAMICS ist durch zertifizierte Schnittstellen von ecspand der d.velop AG möglich, so hat der Benutzer alle relevanten Informationen im Zugriff. Auch die Anforderung Dokumente revisionssicher auf ein Storage auszulagern ist hier testiert gegeben.
Bild 1: SAP- InPlace Integration der SharePoint Anwendung.
Geschäftsanwendungen flexibel anpassen
Die Geschäftsprozesse ähneln sich in den meisten Unternehmen und dennoch gibt es auch viele Unterschiede. Jedes Unternehmen definiert Geschäftsprozesse, die zur Unternehmenskultur passen, und Geschäftsanwendungen müssen flexibel an diese Anforderungen angepasst werden können. Ebenfalls müssen Basisfunktionen verfügbar sein, die einen schnellen Einsatz ermöglichen. SharePoint bietet hier viele Funktionen, die hervorragend genutzt werden können. Diese müssen aber auch um eine benutzerfreundliche Oberfläche, Automatisierungen und eine standardisierte Informationsarchitektur ergänzt werden.
SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen setzen sich aus drei Hauptbestandteilen zusammen – die Benutzeroberfläche, die Prozesse und die Informationsarchitektur:
- Der Erfolg steht und fällt mit der Benutzeroberfläche, die übersichtlich und über alle SharePoint-basierten Geschäftsanwendungen hinweg wiedererkennbar sein muss.
- Aber auch Automatismen, so genannte Geschäftsregeln, die im Hintergrund einer jeden Geschäftsanwendung ablaufen, tragen maßgeblich zum Erfolg bei.
- Nicht zu vernachlässigen ist die SharePoint Informationsarchitektur, die definiert, welche Daten und Dokumente wie und wo gespeichert werden sollen.
Erst die Kombination dieser drei Hauptbestandteile ergibt eine SharePoint-basierte Geschäftsanwendung. Realisiert werden diese z.B. mit einem Framework, das sich zwischen der SharePoint-API und der Anwenderoberfläche implementiert und „nocode“-Lösungen ermöglicht durch reines Customizing. Sind darüber hinaus komplexe Erweiterungen notwendig, die mit den im SharePoint-Standard üblichen Techniken wie JavaScript und JQuery umgesetzt werden. Hierdurch können sich IT-Manager ausschließlich auf die Umsetzung der fachlichen Anforderungen von Projekten konzentrieren, ohne die technischen Tücken einer unternehmensweiten Software berücksichtigen zu müssen.
In der Praxis ermöglicht das SharePoint „Business Application Framework“ von der PSC Portal Systems Consulting GmbH die Bereitstellung von standardisierten Lösungen und auch das Konfigurieren kundenindividueller Geschäftsanwendungen. Das Framework ist modular aufgebaut und offeriert genau die Möglichkeit, benutzerfreundliche Oberflächen zu konfigurieren, die Hintergrundprozesse zu automatisieren und automatisch die komplette SharePoint-basierte Informationsarchitektur bereitzustellen. Die Lösungserstellung erfolgt durch reine Konfiguration, ohne die für SharePoint typische und aufwändige Programmierung, und basiert zu 100 Prozent auf dem SharePoint-Standard.
Im Detail: Herausforderungen im SharePoint-Standard
Würde man nun eine Geschäftsanwendung 1:1 in SharePoint abbilden wollen, so sind häufig die folgenden Herausforderungen zu überwinden:
- Die Standard-SharePoint-Oberflächen sind nicht wirklich benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen
- Für die Wartung und Weiterentwicklung wird durch die hohe Individualität eine Abhängigkeit vom jeweiligen Entwickler Kauf genommen
- Das Übertragen der Entwicklungsergebnisse vom Test-/Entwicklungs- auf das Produktivsystem ist nur eingeschränkt möglich
Das folgende Beispiel zeigt eine typische Erfassungsmaske (Bild 1), wie sie im Kontext von SharePoint im Standard bereitgestellt wird. Alle Felder werden untereinander angeordnet und sind nicht benutzerfreundlich anzuwenden.
Bild 2: SharePoint – Standard-Erfassungsmaske (Ausschnitt)
Basierend auf einem Framework kann die obige Erfassungsmaske (identische SharePoint-Informationsarchitektur) dagegen benutzerfreundlich dargestellt werden durch (Bild 2):
- Aufteilung der Metadaten auf Reiter sowie sinnvolle Gruppierung der Felder
- Intelligente Eingabeformulare – in Abhängigkeit von den Benutzereingaben können zusätzliche Felder ein- oder ausgeblendet werden, auch berechtigungssensitiv
- Automatische Befüllung von Feldern und Definition von abhängigen Eingabefeldern (Kaskadierende Listen)
Bild 3: Erfassungsmaske – basierend auf einem Framework
Wenn neben der Erfassung der Metadaten diese auch abhängig dargestellt werden sollen, können diese ebenfalls im Zusammenhang aufgezeigt werden. Eine generierte Geschäftsanwendung zeigt Bild 3 (inklusive Viewer und Aktenplan).
Erstellung einer Geschäftsanwendung mit YAMMER
Eine typische Vorgehensweise zur Erstellung einer Geschäftsanwendung plus einer Analyse in Hinblick auf zukünftige Notwendigkeit der YAMMER- und Social-Funktionen in SharePoint könnte folgenden Ablauf haben bzw. sollten folgende Fragen gestellt werden:
- Welche Metadaten werden benötigt? Werden die Werte automatisch, manuell oder über Vorgabelisten erfasst?
- Welche fachlichen Zusammenhänge bestehen, die auch durch YAMMER kommuniziert werden können?
- Welche Benutzer und Berechtigungsgruppen werden für die verschiedenen Geschäftsobjekte und YAMMER benötigt?
- Werden Dokumente abgelegt? Brauchen diese eine eigenständige Attribuierung? Wie hoch ist das Dokumentenvolumen?
- Welche Geschäftsprozesse und Automatisierungen sollen umgesetzt werden, gegebenenfalls auch mit externen YAMMER Gruppen?
Auch wenn man in der Umsetzung sehr agil arbeiten kann, ist es wichtig, diese Fragen vorab zu klären und sich als Anwender klar zu sein, welche Daten (Metadaten wie auch Dokumente) benötigt werden und wie die Prozesse rund um die Geschäftsanwendung ablaufen. So steht einer erfolgreichen und vor allem schnellen „nocode“-Bereitstellung der Anwendung nichts im Weg.
Bild 4: Geschäftsanwendung mit YAMMER-Funktion
Fazit
Microsoft stellt aktuell mit Yammer und SharePoint die mächtigsten Unternehmensplattformen bereit, um Geschäftsprozesse, Informationen und Wissen im Unternehmen zu optimieren. Mit Drittanbietern wie ecspand, der d.velop AG und dem „Business Application Framework“ der PSC Portal Systems Consulting GmbH stehen dazu die idealen Erweiterungen zur Verfügung, um diese auch schnell erfolgreich umzusetzen. Die Frage lautet nun nur noch: „When do you socialize your bussines?“
Tobias Staudinger, SharePoint Enterprise Social Consultant, und Florian Laumer, Senior Consultant SharePoint Solutions, beide bei der HENRICHSEN AG. Das Unternehmen ist Pionier im Enterprise Content Management mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der intelligenten Verknüpfung von Informationen und Prozessen. Kernthemen sind dabei die elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow – mit besonderem Fokus auf die Anforderungen im Mittelstand.
