Autor – Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH
Von Unternehmen fordert das Zeitalter der Digitalisierung angepasste Strukturen, neue Techniken und Methoden. Neben den Herausforderungen des Wettbewerbs und der damit verbundenen Anpassung der eigenen Produkte sowie Dienstleistungen müssen Arbeitgeber die Anforderungen und Interessen ihrer Mitarbeiter verstärkt in den Fokus nehmen. Denn um neue Arbeitskräfte anzuwerben, bedarf es in Zeiten des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels besonderer Maßnahmen. Zu den neuen Strukturen und Methoden gehört neben agilen Maßnahmen eine ausgeprägte und immer stärker nachgefragte Work-Life-Balance. Diese lässt sich in Zeiten wachsender Arbeitsflut und zunehmender Geschwindigkeit nur erreichen, wenn Abläufe optimiert werden, beispielsweise durch Automation.
Dabei rücken Softwarelösungen für Geschäftsprozesse vermehrt in den Mittelpunkt. Nach ERP- und Business-Process-Management-Systemen stellt Robotic Process Automation (RPA) die nächste Innovationsstufe in Richtung automatisierte Workforce dar und unterstützt bei der Erschaffung eines Future Workplace.
Collaboration durch Automatisierung fördern
Das Netzwerken bildet einen zentralen Bestandteil des Future Workplace. Mitarbeiter sollten Zugang zu gemeinsamen Informationsbasen haben und außerdem entsprechende Kommunikationsanwendungen zur Verfügung gestellt bekommen – Stichwort Collaboration. Flexibles Arbeiten gelingt nur über Selbstorganisation des Arbeitsalltags: Software-Roboter lassen sich auf die individuellen Aufgabenbereiche und Bedürfnisse der Arbeitskräfte einstellen. Die Automationen dienen zur Entlastung der Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten und geben ihnen mehr Raum für Aufgaben, die ihr individuelles Fachwissen sowie menschliche Interaktion fordern. Zu den repetitiven Geschäftsprozessen gehören beispielsweise die manuelle Sachbearbeitung, Kosten- und Rechnungsprüfung oder das Mitarbeiter-Onboarding.
Robotic Process Automation ist in der Lage, die jeweiligen Abläufe auszuführen. Dabei lernt der Software-Roboter einzelne Bedienungsmasken und die Verwendung der zugehörigen Benutzerschnittstellen vom Anwender. Plattformunabhängig arbeiten Tools, wie zum Beispiel der e:Agent der meta:proc GmbH, anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung. Dabei spielt es keine Rolle, auf welcher Oberfläche des Computers die Automation laufen soll. Rund um die Uhr imitiert das Tool skalierbare Geschäftsprozesse mit einer Fehleranfälligkeit von null.
Kooperation von Mensch und Maschine stärken
Im Zuge der Transformation hin zu „Industrie 4.0“ ist es ausschlaggebend, die Mitarbeiter in die digitale Zukunft mitzunehmen. Umfassende Informationen über alle Veränderungen sowie Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen dienen dazu, die anvisierten Ziele des Unternehmens zu vermitteln und gemeinsam zu verfolgen. Dabei sollte insbesondere die Kooperation von Mensch und Maschine gestärkt werden.
Bei der Einführung einer Softwareautomatisierung gilt es zunächst, die verschiedenen Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter in den Fokus zu nehmen und zu überlegen, wie die Automation die Arbeitskräfte bei einer Tätigkeit am effizientesten unterstützen kann. Unterschiedliche Abteilungen und Arbeitsfelder bringen sehr differenzierte Anforderungen mit sich. Daher müssen Führungskräfte darauf achten, ihre Angestellten einzubeziehen und sie zu motivieren. Die neuen technologischen Entwicklungen machen die flexible Arbeitsplatzgestaltung, beispielsweise in Form von Homeoffice oder ähnlichen Strukturen, möglich.
Selbstorganisation spielt in Zeiten von Industrie 4.0 ebenfalls eine große Rolle: Je mehr Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben entlastet werden, desto mehr Zeit bleibt ihnen zum Einsatz ihrer eigentlichen Fähigkeiten und Kompetenzen zur effektiven Planung ihres Arbeitsalltags. Auf diese Weise lässt sich das Innovationspotenzial eines Unternehmens deutlich steigern. Nicht zuletzt schaffen die Verantwortlichen durch flexiblere Arbeitsplätze eine motivations- und zufriedenheitssteigernde Work-Life-Balance.
Unterstützung durch virtuelle Mitarbeiter
Klassische Arbeitsplätze, wie sie heute noch in vielen Unternehmen zu finden sind, werden in Zukunft immer mehr verschwinden. Betriebe durchlaufen einen allgemeinen Wandel, dies betrifft die Arbeitsmittel ebenso wie die Raumgestaltung oder die Zusammenarbeit der verschiedenen Mitarbeiter.
Durch den Einsatz von Robotic Process Automation gewinnen Unternehmen effizient und kostensparend virtuelle Mitarbeiter hinzu, die zuverlässig Prozesse bearbeiten und die repetitiven Aufgaben der menschlichen Angestellten übernehmen. Die Fachkräfte können ihre Kernkompetenzen wiederum für Aufgaben einsetzen, die emotionales Urteilsvermögen und menschliche Interaktion verlangen, wie beispielsweise den Kundenkontakt. RPA ermöglicht es, über Jahre hinweg optimierte Routinen weitestgehend unverändert zu adaptieren und zu automatisieren.
Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastruktur
Die Implementierung der Softwarelösungen erfolgt unabhängig von weiteren Schnittstellen oder Datenbanken – das Tool passt sich den individuellen Nutzungsbedürfnissen an und es besteht keine Notwendigkeit, die vorhandene IT-Infrastruktur auszubauen. Die Verwaltung der RPA-Plattform erfolgt dabei auf physischer Hardware oder remote. Nutzer administrieren selbst die gesamte digitale Workforce und legen individuell fest, welche Prozesse die RPA-Systemumgebung zu welcher Zeit übernehmen soll und mit welcher Performance Software-Roboter einzelne Routineaufgaben abarbeiten. Die digitale Unterstützung lässt sich so jederzeit an das Geschäftsvolumen anpassen und sorgt für Effizienz sowie Innovationskraft im Unternehmen. Außerdem ist eine Einsicht in die Arbeitsprotokolle und automatisierte Reportings zu jeder Zeit gegeben.
Um sicherzustellen, dass die optimierte Aufgabenverteilung die gewünschten Ergebnisse erzielt, sollte die RPA-Implementierung von Anfang an im Kontext des gesamten Geschäftsprozesses betrachtet werden. Auf diese Weise halten die Verantwortlichen schnittstellenbedingte Reibungsverluste und Medienbrüche gering.
Sicherheit und Compliance
Neue Entwicklungen des Arbeitsplatzes zum Future Workplace und die wachsende Flexibilität sowie Selbstorganisation bringen noch weitere Herausforderungen mit sich: beispielsweise die Gewährleistung effizienter Sicherheitskonzepte. Größere Mobilität und neue Technologien lassen die Zahl der in Gebrauch befindlichen Endgeräte ansteigen und auch die Komplexität der Systeme nimmt zu. So haben immer mehr Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf die Informationen und Daten, die sie zum Arbeiten benötigen. Die Collaboration zwischen Arbeitskräften wird durch diese Entwicklungen stark gefördert.
Doch die Verwaltung, Prüfung und Sicherung aller Geräte erhöht den Arbeitsaufwand der IT-Abteilung enorm. Zudem besteht immer ein gewisses Risiko, die Übersicht und somit die Kontrolle über die Anwendung zu verlieren. Compliance-Anforderungen müssen in jedem Fall im Auge behalten werden. Bei der Sicherstellung von Verfügbarkeit, Erreichbarkeit und IT-Sicherheit helfen sowohl die Standardisierung als auch die Automatisierung von Prozessen. So gelingt es, den Administrationsaufwand für die IT-Verantwortlichen möglichst gering zu halten. Mit der Erfassung und Protokollierung jedes einzelnen Schrittes der Automation wird die Einhaltung der Compliance-Richtlinien maßgeblich unterstützt und eine solide Datenbasis geschaffen.
Fazit
Digitale Assistenzsysteme wie Robotic Process Automation tragen entscheidend zur Entlastung der Mitarbeiter bei und schaffen Raum für Innovationen. Die Unterstützung durch virtuelle Helfer fördert Flexibilität und unterstützt bei der Entwicklung von einem klassischen zu einem modernen Arbeitsplatz im Zeichen der Industrie 4.0. Außerdem hilft RPA, die steigende Komplexität der Arbeitsabläufe einzudämmen. Wie der Future Workplace letztendlich aussieht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine neue Strategie und moderne Technologien gestalten eine frische Unternehmenskultur mit weiterentwickelten Kompetenzen sowie veränderten Produktions- und Organisationsstrukturen.
RPA bietet eine skalierbare, digitale Workforce, ist plattformunabhängig und einfach zu verwalten. Tools wie der e:Agent imitieren und perfektionieren die Leistung der Workforce innerhalb eines oder mehrerer skalierbarer Geschäftsprozesse. Dabei erledigen die Software-Roboter repetitive Aufgaben schnell, effizient und mit einer Fehleranfälligkeit von null rund um die Uhr. Neue Aufgaben lassen sich mit geringem Aufwand integrieren. Die Software wird auf einem Client installiert und simuliert als Oberflächensteuerung 1:1 die Arbeitsschrittabfolge des vorgegebenen Prozesses. Die Abläufe sind also schnell und einfach zu implementieren, zu erweitern oder zu optimieren. Unternehmen erhalten eine Produktivitätssteigerung, ohne ihre Prozesse anpassen zu müssen, und sichern sich aufgrund der kurzen Implementierungsdauer einen schnellen Return on Invest. Softwareautomatisierungen tragen auf diese Weise maßgeblich zur Gestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft bei.
Alexander Steiner ist Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Als Spezialist für Automatisierungssoftware bedient sich meta:proc modernster Technik und der eigenen Expertise, um Arbeitsabläufe durch Prozessautomatisierung effizienter zu gestalten. Mit dem e:Agent entwickelte das Start-up mit Sitz in Köln und Bonn eine ganzheitliche Implementierungslösung für intelligente Prozessautomatisierungen.
