RPA braucht kognitive Fähigkeiten zur Etablierung einer intelligenten Datenverarbeitung. No-Code-/Low-Code-Plattformen machen dabei Furore.
Text: Susanne Richter-Wills, Head of Enterprise Sales für die DACH-Region bei ABBYY
Dokumente und deren Weiterverarbeitung sind das Grundgerüst für viele Unternehmen. So sind laut Gartner bis zu 80 Prozent der Geschäftsprozesse dokumentenzentriert. Es ist daher für den Erfolg eines Unternehmens ausschlaggebend, dass die Verarbeitung jeglicher Dokumente reibungslos und zeitnah abläuft. Eine Antwort auf die Menge an Dokumenten, die Mitarbeiter täglich bearbeiten, ist die weitreichende Digitalisierung und Automatisierung der Dokumentenverarbeitung.
Für diesen Wandel sind Unternehmen derzeit noch stark auf den Einsatz von Fachkräften angewiesen. Jedoch bieten aktuelle Entwicklungen im Bereich von No-Code-/Low-Code-Lösungen und der damit verbundenen Demokratisierung der Programmierwelt den Unternehmen die Möglichkeit, auch ihre nicht-technischen Mitarbeiter zum Beitrag an der Digitalisierung zu befähigen.
“Neueste Entwicklungen in Bereichen der Prozessautomatisierung und Content Intelligence liefern wichtige Möglichkeiten, eine intelligente und automatisierte Datenverarbeitung zu etablieren. ”
Derzeit ist in vielen Unternehmen die manuelle Dokumentenverarbeitung der Standard ein äußerst teures und zeitintensives Vorgehen. Aktuelle Ansätze zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung beziehen sich größtenteils auf eine automatisierte Dateneingabe mittels Robotic Process Automation (RPA). Während dies bereits ein wichtiger Schritt ist, so sind einfache RPA-Roboter noch nicht in der Lage, unstrukturierte Daten aus vielen verschiedenen Dokumenttypen zu verarbeiten und aufzubereiten. Denn es laufen täglich eine Vielzahl an unterschiedlichsten Dokumenttypen in Unternehmen auf, wie zum Beispiel Textdokumente, Kalkulationstabellen, Bilder, Scans oder E-Mails.
Innovative Technologie: RPA wird intelligent
Um diese Herausforderung zu bewältigen, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern den Weg zu einer intelligenten Datenverarbeitung ebnen. Eine Möglichkeit, die durch neue Innovationen in der Technologiebranche aufgekommen ist, stellt das Ausstatten von RPA-Robotern mit kognitiven Skills dar, um sie zu digitalen Mitarbeitern zu befördern. Dabei können die kognitiven Skills je nach Bedarf an das Unternehmen angepasst werden. Damit werden diese neuen ‚Mitarbeiter‘ in die Lage versetzt, unstrukturierte Daten zu erfassen, zu analysieren und folglich Handlungsempfehlungen ableiten zu können – unabhängig von Format und Struktur des Dokuments.
Unternehmen profitieren durch den Einsatz intelligenter RPA-Roboter von einer deutlichen Produktivitätssteigerung bis hin zu einer verbesserten Entscheidungsfähigkeit mittels datengestützter Erkenntnisse.
Automatisierte Datenverarbeitung – der Anfang ist gemacht
Viele Branchen machen sich schon heute Ansätze der automatisierten Datenverarbeitung zunutze. Beispielsweise finden diese unter anderem in manchen Unternehmen der Immobilienbranche Einsatz, um die Beantragung von Hypotheken zu verbessern. Vor dem Einsatz automatisierter Lösungen mussten sich potenzielle Hauskäufer stets persönlich mit einem Kreditsachbearbeiter treffen, um einen entsprechenden Kreditantrag auf Papier auszufüllen. Im Anschluss blieben dieser Antrag sowie dazugehörige Dokumente oft monatelang auf dessen Schreibtisch. Erst nach Abschluss des Kreditvertrags wurden die entsprechenden Dokumente dann digital archiviert und anderen Beteiligten im Darlehensverfahren zur Verfügung gestellt.
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen diesen Prozess vollständig überarbeitet und digitalisiert. Heutzutage bieten sie ihren Kunden die Möglichkeit, eine Hypothek direkt und unkompliziert online zu beantragen. Dafür werden die benötigten Dokumente einfach mit dem Smartphone abfotografiert und als Online-Datei verschickt oder hochgeladen. Dadurch stehen die Dokumente und darin enthaltene Informationen von Anfang an allen Beteiligten des Verfahrens zur Verfügung.
No-Code-/Low-Code-Lösungen machen Karriere
Die Idee zur Umsetzung einer intelligenten Datenverarbeitung schreckt jedoch bisher so manch einen Unternehmer ab. Denn auf den ersten Blick klingen solche Projekte sehr kostspielig, da angenommen wird, dass die Umsetzung nur auf Basis komplexer IT-Strukturen und mithilfe von Fachkräften zu bewältigen ist.
Allerdings hat in den letzten Jahren eine großflächige Demokratisierung der IT-Landschaft viele Veränderungen hervorgerufen, unter anderem No-Code-/Low-Code-Lösungen, durch die Geschäftsanwender zu sogenannten Citizen Developern werden. No-Code-/Low-Code-Lösungen funktionieren nach einem Baukastensystem, wodurch Nutzer unkompliziert und schnell neue Anwendungen zusammenstellen können. Dadurch können Unternehmen auch nicht-technische Mitarbeiter ohne Expertenwissen in Bereichen wie KI oder maschinellem Lernen in die Umsetzung dieser Projekte integrieren.
Für den Weg hin zu einer intelligenten Datenverarbeitung bieten No-Code-/Low-Code-Plattformen die Möglichkeit, kognitive Skills für RPA-Roboter zu entwickeln, trainieren und einzusetzen. Je nach Notwendigkeit können den digitalen Mitarbeitern so verschiedene Skills wie das Verstehen, Extrahieren oder Klassifizieren von Inhalten beigebracht werden. Der Vorteil, dieses Tool auch nicht-technischen Mitarbeitern aus Fachabteilungen an die Hand zu legen, geht sogar über die Lösung des Fachkräftemangels hinaus. Die Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilungen wissen meist am besten, welche Skills in ihren Abteilungen am nützlichsten sind. Dadurch können langwierige Abstimmungsprozesse zwischen IT- und Fachabteilung eingespart werden.
Online-Markplätze für einsatzbereite KI-Skills
Viele No Code/Low Code-Plattformen bieten außerdem Online-Marktplätze an, auf denen die kognitiven Skills, die zur Ausstattung von RPA-Robotern eingesetzt werden, erworben werden können. Auf diesen Marktplätzen finden Unternehmen, Geschäftsanwender und Entwickler einen Katalog mit bereits vortrainierten kognitiven Skills vor, die für eine Vielzahl an Dokumenten einsatzbereit sind.
Dadurch sind Marktplätze auch für Anwender geeignet, die eine „Try-and-Buy“-Option suchen und nicht zwingend einen tieferen technischen Hintergrund mit sich bringen. Geschäftsanwender können auf diesen Marktplätzen bei Bedarf sowohl auf fortschrittliche Automatisierungsfunktionen zugreifen als auch ganz einfach die Fähigkeiten entwerfen, trainieren und mit anderen Nutzern teilen, die für ihre spezifischen Geschäftsfunktionen am wichtigsten sind.
Digitalisierung ist nicht mehr nur Sache der IT
Der Einsatz von No-Code-/Low-Code-Plattformen bedeutet für Unternehmen, dass sie nicht länger auf IT-Fachkräfte angewiesen sind, um einzelne Arbeitsschritte oder Prozesse zu digitalisieren. Somit können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern ihre Digitalisierungsprojekte auch unabhängig von der Verfügbarkeit von Fachkräften realisieren. Darüber hinaus können Unternehmen ihre Mitarbeiter langfristig dazu befähigen, ihre alltäglichen Workflows zu digitalisieren, um somit auch auf neue Entwicklungen im Geschäft und ihrem Job zu reagieren. So kann sich jeder Mitarbeiter seine Arbeitsweise individuell gestalten – ein Ausblick, wie die Zukunft des Arbeitens aussehen kann.
Eines der flächendeckend effektivsten Digitalisierungsprojekte ist eine automatisierte und intelligente Datenverarbeitung. Eine Verbesserung hat hier nicht nur positive Auswirkungen auf fast jede Abteilung eines Unternehmens, sondern insbesondere auch auf die einzelnen Mitarbeiter. Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten schluckt viel Arbeitszeit, die durch eine Automatisierung der Prozesse wieder frei würde. Diese zurückgewonnene Zeit könnten Mitarbeiter nutzen, um sich auf komplexe Aufgaben zu konzentrieren und sich intensiver dem Kundenservice zu widmen.
Résumé
In einer immer schneller werdenden Arbeitswelt sind die alten Methoden der Dokumentenverarbeitung und des Umgangs mit Papier für moderne Unternehmen nicht mehr praktikabel und hemmen zudem die geschäftliche Agilität.
Neueste Entwicklungen in Bereichen der Prozessautomatisierung und Content Intelligence liefern wichtige Möglichkeiten, eine intelligente und automatisierte Datenverarbeitung zu etablieren. Diese neuen Formen der Datenverarbeitung sparen wichtige Arbeitszeit von Mitarbeitern ein und steigern somit die Produktivität des gesamten Unternehmens – eine wichtige Voraussetzung für eine kontinuierlich starke Wettbewerbsfähigkeit auf einem global umkämpften Markt. Richtig eingesetzt ermöglicht der Einsatz von No-Code-/Low-Code-Lösungen Unternehmen auch in Zeiten des Fachkräftemangels mehr Freiräume zur Weiterentwicklung ihres Geschäfts.
ABBYY ermöglicht es, mit seiner Digital Intelligence Plattform die gesamten Geschäftsprozesse und Informationen, die ein Unternehmen antreiben, zu analysieren und im Detail zu verstehen. ABBYY-Technologien werden von mehr als 5.000 Unternehmen weltweit eingesetzt, darunter viele Fortune-500-Unternehmen. Die als führend ausgezeichneten Lösungen im Bereich Intelligent Document Processing (IDP) und Process Discovery & Mining steigern Effizienz, Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens und verbessern das Kundenerlebnis nachhaltig. ABBYY ist ein globales Unternehmen mit Niederlassungen in 14 Ländern.
