Zwei auf den ersten Blick nicht unbedingt harmonierende Technologien können heute den Arbeitsalltag vieler Menschen im Büro deutlich verbessern: Robotic Process Automation (RPA) und Intelligent Capture. Letztere blickt dabei auf eine lange Tradition zurück. Das Konzept trug im Laufe der Jahre viele verschiedene Namen, darunter Document Imaging, Document Scanning, Dokumentenerfassung, Datenerfassung, Information Capture oder eben Intelligent Capture.
Autorin – Valerie Phakeovilay, EMEA Software Alliance Manager bei PFU (EMEA) Limited
Der Grundgedanke, papierbasierte Informationen und Daten digital zugänglich zu machen, blieb dabei stets derselbe – die Terminologie lässt vielmehr auf den technologischen Stand zur jeweiligen Zeit schließen. Durch das Adaptieren von Trends oder Neuheiten stellte die Technologie stets ihre Relevanz sicher.
Auf der Hardware-Seite gelangen in jüngster Vergangenheit vor allem Sprünge bei Design, Handhabung oder Komptabilität. Bei der Software waren es vor allem Fortschritte auf dem Feld der automatisierte Text- beziehungsweise Schrifterkennung, auch Optical Character Recognition (OCR) genannt. Vergleichbar dazu stellt RPA, bei der bestimmte Abläufe durch Bots erlernt und automatisiert werden, in ihrem Kern keine neue Technologie dar. Sie findet bereits in vielen Unternehmen Anwendung, um die Automatisierung vergleichsweise einfacher, fehleranfälliger oder geschäftskritischer Prozesse voranzutreiben.
Im Fokus: Digitale Verfügbarkeit von Informationen
Der aktuelle Fokus bei Hardware-Anbietern liegt auf dem Zusammenspiel von RPA-Technologien und Intelligent Capture, um den Aufbau automatisierungsfähiger Umgebungen und die Integration von Automatisierungsplattformen zu ermöglichen. Unternehmen verfolgen verstärkt das Ziel, sogenannte End-to-End-Prozesse – also komplette, übergreifende Organisationsstrukturen – zu etablieren. Dabei wird verstärkt auf Künstliche Intelligenz – im Speziellen Machine Learning (ML) – zurückgegriffen, um die komplexen Systeme zu verwalten.
ML ist dabei auf eines angewiesen: den ungehinderten Fluss von Daten und Wissen. Um diesen zu gewährleisten, kommt Intelligent Capture und RPA eine Schlüsselrolle bei: Die Technologien ermöglichen verbesserte Datensegmentierung, und damit die effiziente Digitalisierung, Verarbeitung und Organisation von Informationen aus Papierdokumenten. Denn obwohl viele Dokumente inzwischen digital existieren, ist die Menge an Informationen auf Papier immer noch riesig. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von rechtlichen Bestimmungen bis hin zu schleppenden Digitalisierungsprozessen.
Macht den Unterschied: ‚Intelligenz‘ für Konvertierungsprojekte
Die Kombination von Intelligent Capture und RPA ermöglicht Unternehmen jetzt deutlich schneller, ebenjene Dokumente oder sogar ganze Archive zu konvertieren und digitalisieren, um sie sicher zu verwalten oder im Rahmen von Process-Mining-Initiativen zu analysieren. Process Mining, die Rekonstruktion und Auswertung von Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen, fördert Transparenz und hilft gleichzeitig bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien, die für alle Daten eines Unternehmens gelten, einschließlich papierbasierter Dokumente. Diese Basis erlaubt digitale End-to-End-Workflows – von der einfachen Verarbeitung von physischen Dokumenten durch RPA-Bots und ML bis hin zu Enterprise-Resource-Planning (ERP) oder Customer-RelationshipManagement (CRM). Dabei gilt: je mehr Daten es zu analysieren gibt, desto größer ist der Wert.
Intelligent Capture verschafft durch die Digitalisierung unstrukturierter oder nur teilweise strukturierter Informationen in Papierform den RPA-Bots mehr Daten und kann so zu verbesserten Machine-Learning-Algorithmen beitragen. Die Technologie ist somit ein Beschleuniger für die Automatisierung. Das Ergebnis sind skalierbare Lösungen und Prozesse, die es Unternehmen ermöglichen, schneller und flexibler auf Marktanforderungen zu reagieren.
Im Visier: Nahtlose Prozesse und Kollaboration
Innerhalb eines Unternehmens werden oft unterschiedliche IT-Systeme und -Plattformen genutzt. Die Herausforderung besteht demnach darin, siloartiges Arbeiten der einzelnen Abteilungen, bei dem zwangsläufig um Ressourcen konkurriert wird, zu vermeiden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass Interoperabilität und Kompatibilität für funktionsübergreifende Workflows vorhanden sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. Silo-Denken erschwert und blockiert schlimmstenfalls eine effektive Kommunikation, indem es den Informationsfluss zwischen Abteilungen und möglicherweise auch den Systemen und damit auch umfassende Analyse verhindert. Das Wissen der Unternehmen um Schwächen auf ebenjenem Feld unterstreicht unter anderem der „Fujitsu Organisational Intelligence Research Report 2020“. In der Umfrage gaben 86 Prozent der Befragten an, dass die Verwaltung der Informationsmenge eine Herausforderung darstellt.
Genau an diesem Punkt setzt die Automatisierung an und entlastet damit nicht nur die Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben, sondern begünstigt auch kollaborative Modelle. Intelligent Capture verbessert den Fernzugriff auf und den Austausch von Informationen, insbesondere unter den aktuellen Umständen, mit vielen Mitarbeitern im Homeoffice. Eine berechtigte Frage ist dabei, wie Intelligent Capture bei der Automatisierung von Prozessen helfen kann, wenn die Bedienung eines Dokumentenscanners nach wie vor menschliches Handeln erfordert. Dem kann entgegnet werden, dass führende Anbieter mittlerweile intuitiv nutzbare Lösungen bieten, die die Komplexität für den Anwender weitestgehend reduzieren.
Digitalisierung konkret: Rechnungs-Workflows
Um das Thema an einem konkreten Beispiel zu erläutern, kann die gemeinsame neue Lösung von PFU (EMEA) Limited und UiPath herangezogen werden. Einer von vielen Anwendungsfällen ist das Verwalten von Rechnungen. Nach dem Scannen wählen RPA-Bots das Dokument aus, klassifizieren dieses als Rechnung und extrahieren relevante Daten mit Hilfe von maschinellem Lernen. Als Schnittstelle dienen dabei der Dokumentenscanner fi-7300NX sowie die Software „Easy NX Connect for PaperStream NX Manager“. Sobald die Daten extrahiert sind, senden die Bots die diese zur Validierung an den Benutzer. Anschließend wird das Dokument zur Verarbeitung, Freigabe und Zahlung in entsprechende Unternehmenslösungen wie SAP exportiert. Der Bot benachrichtigt den Benutzer per E-Mail, sollte es zu Unstimmigkeiten zwischen Rechnung und Bestellung kommen. Der Faktor Ort spielt dabei keine Rolle, die Prozesse können auch mehrere Standorte hinweg innerhalb eines Unternehmens implementiert werden. Die Software unterstützt dabei viele OCR-Pakete, darunter ABBYY, Omnipage oder Microsoft OCR.
Die Installation der Lösung setzt bei Administratoren oder IT-Teams kein zusätzliches Fachwissen voraus, da sie als Standalone-Lösung ohne PC durchgeführt wird. Auch die Zusammenarbeit im Team ist möglich. Anwender melden sich mit ihrem individuellen Profil an und können umgehend Aufträge scannen, die automatisch von der RPA-Software abgearbeitet werden. Das Profil kann dabei direkt der Definition der Workflows dienen, die via RPA abgearbeitet werden.
Fazit: ‚Papierlos‘ ist nicht allein entscheidend
Um Unternehmen tragfähige technologische Lösungen zur Verfügung zu stellen, müssen Anbieter ein starkes, zuverlässiges Ökosystem mit Integrationsmöglichkeiten von Drittanbietern vorweisen können. Vereinfacht gesagt: Ziel muss es sein, die beste verfügbare Technologie, anerkannte Experten und guten Kundenreferenzen zusammenzubringen. Intelligent Capture trägt in diesem speziellen Fall dazu bei, dass Datenanalysen und Business Intelligence leistungsvoller und effizienter werden und dass die Technologie nicht nur Einblicke in das Unternehmen eröffnet, sondern auch Automatisierungsworkflows ermöglicht, die sich mit intelligenter OCR, RPA-Tools und ML optimieren lassen.
Die Möglichkeiten von Intelligent Capture und RPA sind vor allem für papierintensive Branchen schier endlos. Wo immer papierbasierte Dokumente Teil eines Workflows sind und die Automatisierung implementiert werden kann, um den Dokumententyp zu identifizieren, Daten zu extrahieren, zu klassifizieren, zu verarbeiten und zu validieren, schlummern große Potenziale. Dasselbe lässt sich über den Fernzugriff auf archivierte Informationen sagen. Auch wenn der Abgesang auf Papier in Unternehmen bereits vor Jahrzehnten angestimmt wurde, soll zum Schluss noch einmal auf dessen Wichtigkeit hingewiesen werden. So gaben 61 Prozent der Befragten des Fujitsu-Reports an, dass es unmöglich ist, komplett papierlos zu werden. RPA und Intelligent Capture helfen aber dabei, die darin enthalten Informationen automatisiert nutzbar zu machen.
PFU (EMEA) Limited ist ein Spezialunternehmen innerhalb der Fujitsu-Familie, das sich auf Informationsmanagement-Lösungen fokussiert hat. Das Unternehmen bietet fortschrittliche Technologie, intelligente Software und Beratungsdienstleistungen an. PFU (EMEA) Limited ist darüber hinaus für das Marketing und den Vertrieb von Fujitsu Dokumentenscannern verantwortlich.
