Thomas Vießmann, Senior Sales Executive Solution Sales bei ASG Technologies
Content ist heutzutage eines der wertvollsten Wirtschaftsgüter von Unternehmen. Es ist die entscheidende Grundlage für zentrale Geschäftsprozesse sowie die treibende Kraft, um Entscheidungen auf Führungsebene zu treffen. Die Digitalisierung hat die Datenflut weiter verstärkt, sodass viele Unternehmen an der Speicherung und Verwaltung ihrer Daten etwas verändern müssen. Dabei sind sie vor viele Herausforderungen gestellt, können sich aber auch zahlreiche Wettbewerbsvorteile sichern und Chancen wahrnehmen. Denn die Bestimmungen im Content-Bereich werden immer komplexer und Anwender möchten trotzdem oft einfache und benutzerfreundliche Systeme.
In einer aktuellen Studie, die im Auftrag von ASG Technologies durchgeführt wurde, hat Forrester Consulting 220 IT-Manager, Enterprise Architekten und betriebliche Entscheidungsträger befragt, die in ihren Abteilungen mit Content Management zu tun haben [1]. Die Studie ergab, dass 95 Prozent der Befragten zur Verwaltung von Enterprise Content mehr als nur ein System verwenden, 31 Prozent davon sogar fünf oder mehr. Diese mehrfachen Systeme führen zu unzusammenhängenden Informationen, die aufgrund des komplizierten Zugriffs nur schwer abgerufen und verwendet werden können. In herkömmlichen, veralteten Umgebungen gehört es daher oft zur Tagesordnung, dass der gesamte Content-Management-Prozess nur noch mühsam und schwerfällig abläuft.
Heute ein Muss: Verfügbarkeit und Compliance
Der Mangel an Flexibilität ist ein ganz klarer Nachteil der bestehenden Ansätze bei Enterprise Content Management (ECM). Unternehmen und Abteilungen möchten zwar in Systeme und Technologie investieren, die ihnen bei ihrem Wachstum helfen und sich allen Marktveränderungen anpassen, jedoch bremsen die herkömmlichen ECM-Systeme sie eher aus als sie dabei zu unterstützen.
Des Weiteren hat die Menge an Daten, die diese Unternehmen speichern müssen, innerhalb der letzten zwei Jahre erheblich zugenommen. 82 Prozent der Befragten berichten von einer Zunahme an unstrukturierten Daten in Form von Business Content wie beispielsweise Bürodokumente, Präsentationen, Listen und Tabellen sowie Rich Media. Zudem müssen sie auch eine große Menge an Transaktions-Content wie Anwendungsdaten, Ansprüche, Reklamationen, Verträge und Formulare verwalten, der von externen Abteilungen stammt. 60 Prozent aller Organisationen speichern 100 Terabyte (TB) oder mehr an unstrukturierten Daten, fast ein Viertel schlägt sich sogar mit 1 Petabyte (PB) oder mehr herum. Die meisten ECM-Systeme haben dabei erhebliche Probleme mit dieser Größenordnung, denn sie haben einen weiteren Nachteil – sie sind nicht skalierbar. Diese Lösungen sind also entweder dadurch beeinträchtigt, dass sie in bestehenden Architekturen fest eingebaut oder von sich aus begrenzt sind und daher kein großes Speichervolumen aufnehmen können.
Der Großteil der ECM-Lösungen macht zudem Probleme bei der Verwaltung der stetig wachsenden gesetzlichen und sicherheitsrelevanten Vorschriften. In diesem Zusammenhang weist die Forrester Consulting Studie insbesondere darauf hin, dass das Teilen von Content mit externen Beteiligten immer mehr zur Regel wird. Damit einher gehen jedoch zusätzliche Compliance- und gesetzliche Anforderungen sowie eine gestiegene Verpflichtung, sowohl Kunden- als auch Unternehmensdaten zu schützen. Analog dazu sind die häufigsten in der Studie ermittelten Herausforderungen für Unternehmen im Bereich Content Management einen sicheren Zugriff auf Content für erweiterte Unternehmen anzubieten und sich ausweitende gesetzliche und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen müssen große Mengen an Content in unterschiedlichen Formaten auf angemessene und sichere Art und Weise verwalten. Dies ist vor allem deshalb so wichtig, weil die manuell ausgeführten Vorgehensweisen in der Regel teuer, uneinheitlich und zeitaufwendig sind. Gleichermaßen kann es bei ECM-Systemen schwierig werden, einen komplett umsetzbaren Ansatz für Zugriffssicherheit einzurichten und diesen auch zu überwachen.
Nachteil: Unterschiedliche, parallele Systeme
Unternehmen müssen sich besonders in Zeiten der Digitalisierung verstärkt mit Content Management auseinandersetzen. Denn sie arbeiten noch oft mit starren und veralteten Lösungen, um Herr über die wachsende Datenflut zu werden. Dabei werden nicht nur die Daten selbst, sondern auch ihre Quellen komplexer. Und immer wieder kommen Datenquellen hinzu, der Vorgang ist dynamisch. Deshalb wird es zunehmend wichtiger, sich um die eigene Basis der Datenspeicherung und Archivierung zu kümmern.
Zwar war das klassische ECM lange Zeit das Universalmittel, um Daten zu speichern und zu verwalten, doch sind diese Systeme dafür nicht mehr das Nonplusultra und viele Unternehmen verwenden schon seit Jahren verschiedene Systeme, um ihren Content zu speichern. Das liegt zum einen daran, dass Firmen Tochterunternehmen kauften, die schon andere Systeme im Einsatz hatten. Hierbei wurde oft auf eine Integration der Systeme verzichtet, da die entstehende Komplexität unermesslich hoch gewesen wäre. Zum anderen kommt es vor, dass manche Systeme in einzelnen Bereichen Schwächen haben, welche deshalb mit anderen Systemen ausgeglichen wurden. Für Dokumente, die beispielsweise vom Mainframe kommen, haben Unternehmen häufig ganz klassisch ein System auf dem Mainframe laufen. Für Dokumente, die gescannt werden sollen, läuft vielleicht ein ganz anderes System, welches Einsicht in Aktenform bietet. Auch in einzelnen Regionen oder Geschäftsbereichen gibt es oder gab es oft über Jahre hinweg keine zentrale IT Strategie. Hier haben Unternehmen dann nach dem Motto „Ein laufendes System sollte nicht verändert werden“ entschieden. Für neue Anforderungen wurden neue Systeme in die bestehenden integriert und ältere so langsam ausgetauscht.
Effektiv: Content Services
Wie also können Unternehmen und Abteilungen die vielschichtigen Herausforderungen effektiv angehen? Zunächst ist es wichtig zu erkennen, dass die Herangehensweise nicht ressourcenintensiv sein muss. Während Lösungen in der Vergangenheit vom Unternehmen monatelange Konsolidierung von Content aus isolierten Speicherarchiven an einem Standort verlangten, ist dies heute nicht mehr notwendig. Moderne Unternehmen können stattdessen Content Services wirksam zur Verwaltung von Datenmengen in verschiedenen Content-Speicherarchiven einsetzen – egal ob in der Cloud oder vor Ort. Daten können so in ihrer Ursprungsform beibehalten werden, gleichzeitig können Nutzer leichter auf sie zugreifen. Durch die Möglichkeit eines kontrollierten Zugriffs und der Integration von Content von jedem Gerät und von überall aus, können diese Lösungen bei Bedarf effektiv mitwachsen. Zugleich spalten sie die von proprietären Systemen erzeugten Speicherbarrieren auf und erlauben es, Content in der öffentlichen und privaten Cloud sowie vor Ort- oder in Hybrid-Umgebungen zu speichern. Das Resultat: mehr Flexibilität, weniger Kosten und Zeitaufwand.
Jedoch müssen sich Unternehmen gleichzeitig darauf einstellen, dass zusätzlich Verfahren einzurichten sind, die Compliance und geschäftlichen Erfolg sicherstellen. Um auch in Zukunft weiter bestehen und erfolgreich sein zu können, müssen Unternehmen lernen, Mobilität, Workflow, Vorschriften sowie unterschiedliche Umgebungen miteinander in ein gesundes Gleichgewicht zu bringen. Ein flexibler Einsatz von Content Services kann veraltete Systeme unterstützen. Mit einer flexiblen Content-Lösung erhalten moderne Unternehmen exakte Informationen auf jedem Gerät und bleiben zugleich stets im Rahmen der steigenden behördlichen Anforderungen.
Empfehlung: Etablierung von neuem Content-Standard
Damit ein neuer Standard für die Zukunft von ECM etabliert werden kann, wird ein Lösungsansatz auf vier Ebenen empfohlen:
- Technologie allein wird das Problem nicht lösen, den Content von Unternehmen zu den richtigen Adressaten zu bringen. Klassische ECM-Software wird es in naher Zukunft nicht mehr geben. Moderne Content-Lösungen verknüpfen Menschen mit dem Business sowie dem Content, um Entscheidungen zu treffen, Wissen zu erweitern und mit Kunden und Kollegen zusammenzuarbeiten.
- Damit Content richtig verwaltet werden kann, sollten gezielt Content Services eingesetzt werden, die für ganz bestimmte Zwecke gebaut wurden und entkoppelt sind. Für eine primär mobile Belegschaft sollte eine Content-Service-Infrastruktur aufgebaut und mit Plattformen kombiniert werden, die spezifische ECM-Fähigkeiten als Services bereitstellen und keine vollständig ausgebildeten Features.
- Anbieter, die transparenten und kontextbezogenen Zugriff auf den Content zur Verfügung stellen, haben den Vorteil, dass Anwender nicht mehr wissen müssen, wo ihr Wirtschaftsgut gespeichert ist.
- Es hilft, die Richtlinienverwaltung zu verstehen und diese auch bei Content Assets anzuwenden. Bei der Prüfung von Content-Services-Architekturen sollte nach denjenigen Richtlinienverwaltungs-Services gesucht werden, die Content mit kontextueller Bedeutung anbieten. Das umfasst in der Regel Details darüber, wann der Content gelöscht werden soll oder wann er zur Archivierung bestimmt ist.
Der Regulierungsdruck wird in den nächsten Jahren sicherlich stärker und die Notwendigkeit für rigorose Compliance und Governance omnipräsent sein: Eine angepasste Content-Infrastruktur stellt hier – neben den anderen Punkten – einen gangbaren Weg zu ihrer Umsetzung dar.
Fazit
Gegenwärtig lässt sich deutlich erkennen, dass schwerfällige ECM-Suites der Vergangenheit angehören und zukünftig flexiblen Content-Services-Plattformen weichen werden. Mit Hilfe dieses neuen Service-Ansatzes können Anwender jederzeit und von überall aus auf Content vor Ort und in Cloud-basierten sowie Hybrid-Umgebungen zugreifen. Unternehmen, die den Sprung wagen und einen Wechsel auf die neuesten Content-Management-Ansätze durchführen, werden von ihrem Content am stärksten profitieren und diesen am erfolgreichsten einsetzen. Denn sie können dank der besseren Verwaltung und Speicherung leichter Entscheidungen treffen, Kundenbeziehungen verbessern und den Wettbewerbsvorteil weiter vorantreiben.
ASG Technologies bietet Lösungen, mit denen Unternehmen zuverlässig wichtige Daten verwalten und kontrollieren sowie darauf zugreifen können. Mehr als 70 Prozent der globalen Fortune 500-Unternehmen vertrauen bei der Optimierung ihrer IT-Investitionen auf ASG Technologies. Der Anbieter von Technologielösungen beschäftigt über 1.000 Mitarbeiter, die weltweit mehr als 4.000 mittelständische Unternehmen und Konzerne unterstützen.
Quelle
[1] Forrester Technology Adoption Profile: Today’s Enterprise Content Needs a Modern Approach
