Die Corona-Krise wirkt wie ein Brennglas und ist zum Treiber überfälliger Kurskorrekturen geworden. Beispiel digitale Transformation: Hier nehmen Veränderungen, die schon länger auf der Agenda stehen, nun Fahrt auf. Mittels Standardisierung und Automatisierung sorgen sie für erleichterte Arbeitsprozesse, transparente Strukturen und neue Formen der Zusammenarbeit – eine interessante Perspektive für alle, die diese Chancen ergreifen.
Autor – Christof Kurz, Generalbevollmächtigter der eurodata AG
Am Beispiel moderner Cloud-Lösungen lässt sich zudem veranschaulichen, welche Wirkungskraft der richtige und konsequente Einsatz innovativer Technologien entwickeln kann. Zwar sind webbasierte Softwarelösungen bereits seit mehr als einem Jahrzehnt weltweit verbreitet und ihre Nutzung nimmt stetig zu – aber immer noch gibt es Diskussionen in Bezug auf die Datensicherheit. Dabei wird inzwischen die überwiegende Mehrheit dieser Lösungen in zertifizierten Rechenzentren gehostet und bietet den Anwendern eine Vielzahl an Mehrwerten [1]. Im Folgenden werden die Besonderheiten, Einsatzszenarien und Vorteile der Cloud anhand der Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung dargestellt.
Entscheidender Vorteil: Cloud-Expertise
Die derzeitige Pandemie hat weltweit Unternehmen und insbesondere deren Mitarbeiter in Unruhe versetzt. Die deutsche Bundesregierung rechnet für das laufende Jahr 2020 damit, dass rund 2,35 Millionen Kurzarbeiter geben wird [2] – mit drastischen Auswirkungen. So müssen die Unternehmen nicht nur ihre klassischen Prozesse, etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufrechterhalten, sondern sich auch noch mit dem Thema Kurzarbeit auseinandersetzen, kurzfristig Personaleinsatzpläne anpassen und für funktionierende Home-Office-Strukturen sorgen. Zudem erwarten Finanzamt und Krankenkassen die monatlichen Meldungen aus den Unternehmen.
Was also tun? Auf Cloud-Lösungen setzen! Sie bieten nicht nur die notwendige Flexibilität, sondern sind zudem einfach skalierbar und können problemlos aus dem Home-Office bedient werden. Vor allem aber sorgen sie für eine Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen – und zwar durch ihre Struktur und Funktionsweise. Deshalb waren zu Beginn der Corona-Pandemie Unternehmen im Vorteil, die bereits mit Cloud-Lösungen arbeiten: Die Workflows dieser Unternehmen entsprechen bereits den digitalen Anforderungen. Das gilt auch für die Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und insbesondere für eine so komplizierte Aufgabenstellung wie die Beantragung, Einführung und Umsetzung von Kurzarbeit – insbesondere, wenn bisher noch keine Erfahrungswerte dazu im Unternehmen vorliegen.
Aktuelle Gesetzesänderungen – kein Problem
Organisationen, deren Prozesse bereits über ganzheitlich konzipierte Cloud-Lösungen laufen, profitieren davon, dass es zum Selbstverständnis von Cloud-Anbietern gehört, ihre Lösungen stets an die aktuellen Anforderungen anzupassen. Das gilt aus technologischer und struktureller Sicht sowie in Bezug auf Compliance. Auch für die Anwender Cloud-basierter Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen sind diese Vorteile in jeder Hinsicht greifbar. Im Fall der Einführung des Corona-Kurzarbeitergelds (KUG) [3] hatte beispielsweise edlohn, die führende Lösung für die Online-Gehaltsabrechnung, bereits 14 Tage nach Verabschiedung des Gesetzes die wichtigsten Funktionen in die Software integriert und den Anwendern zur Verfügung gestellt – dicht gefolgt von der DATEV. Ergebnis: Innerhalb kürzester Zeit waren die Unternehmen in der Lage, das Corona-KUG umzusetzen und die staatliche Unterstützung zu erhalten. Sollte es weitere Gesetzesänderungen oder Anpassungen geben, ist davon auszugehen, dass auch diese zeitnah in die Programme eingebunden werden.
Doch damit nicht genug: Allein die Tatsache, dass Unternehmen die für die Kurzarbeit erforderlichen Angaben jetzt digital erfassen können, löst das Problem noch nicht. Deshalb sind innovative Software-Anbieter noch einen Schritt weiter gegangen und haben umgehend Webinar-Serien zum Thema Corona-KUG und dessen Umsetzung in der Software angeboten. Da der Aufklärungsbedarf sehr hoch war, nahmen beispielsweise an den kostenlosen edlohn-Webinaren der eurodata AG mehrere tausend Anwender teil. Neben der Präsentation der neuen Funktionen interessierten sich die Teilnehmer auch für weiterreichende Informationen zu arbeitsrechtlichen Aspekten.
Automatisierung schafft ‚Luft‘
Ein positiver Nebeneffekt von Cloud-Lösungen ist, dass durch die Standardisierung und Automatisierung der Abläufe Freiräume entstehen, die für andere Aufgaben genutzt werden können. Im Falle des Corona-KUG können sich die Personalverantwortlichen um dringendere Probleme kümmern, beispielweise Pandemie-bedingte Krankschreibungen, die Umsetzung von Hygienevorgaben etc.
Cloud-Lösungen lassen sich darüber hinaus orts- und arbeitsplatzunabhängig einsetzen. Im Zuge des von der Bundesregierung kurzfristig diskutierten Anspruchs von Arbeitnehmern auf Home-Office [4], waren auch hier Unternehmen im Vorteil, die ihre Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung bereits in der Cloud vornehmen: Sie konnten ihre Arbeiten mehr oder weniger ohne weitere Einschnitte verlagern und so das Business stabil fortsetzen. Wenn Unterlagen digital vorhanden sind, Freigaben per Mausklick erteilt werden und komplexe Workflows wie die Lohnabrechnung digital erfolgen können, liegen die Mehrwerte auf der Hand. Selbstverständlich bringt die Arbeit im häuslichen Umfeld auch Herausforderungen mit sich, aber grundsätzlich sorgen die Cloud-spezifischen Merkmale dafür, dass produktive Arbeit aus dem Home-Office überhaupt erst möglich ist.
Auch langfristig betrachtet sind es die Cloud-Lösungen, die den Unternehmen die Chance bieten, sich in der Nach-Corona-Ära zu erholen und auch wirtschaftlich wieder zu gesunden. Die Forderungen nach einem grundsätzlichen Recht auf Home-Office werden die Marktposition von Cloud-Lösungen noch stärken.
Fazit
All das macht deutlich: Unternehmen, die sich bisher der Digitalisierung verschlossen haben, müssen über ihren Schatten springen. Die Tatsache, dass das Home-Office zwangsläufig zum State-of-the-Art geworden ist, eröffnet Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten – nicht zuletzt einen zukunftsweisenden Kurswechsel. Sie sollten dies zum Anlass nehmen, das vernetzte Arbeiten zu forcieren.
Solide Cloud-Applikationen, die in zertifizierten Hochleistungsrechenzentren in Deutschland gehostet werden, erweisen sich zunehmend als alternativlos[1]. Sie entwickeln sich zum Branchenstandard und werden die noch stark verbreiteten On-Premise-Lösungen ablösen. Denn Cloud-Lösungen sind eine gute, zuverlässige, richtlinienkonforme, kostensparende und sehr flexible Alternative. Die Erkenntnis, dass agile und vernetzt agierende Wirtschaftsunternehmen mit soliden Cloud-Lösungen bestens aufgestellt sind, dürfte spätestens seit der Corona-Pandemie gereift sein und den letzten Bedenkenträger überzeugt haben.
Die eurodata AG entwickelt und betreibt cloudbasierte Softwarelösungen und IT-Services – in erster Linie für das Personal- und Finanzwesen sowie das Management von Unternehmen. Gegründet 1965, vertrauen heute mehr als 80.000 Kunden der sicheren Cloud „Made in Germany“ aus dem zertifizierten eurodata Rechenzentrum.
[1] Cloud Computing Report: https://www.cloud-computing-report.de/podcast-folge-68/02-04-2020/
Referenzen
[1] 10 Vorteile im Cloud Computing: https://www.scopevisio.com/blog/cloud-computing/10-vorteile-im-cloud-computing/#gref
[2] Statistika: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/2603/umfrage/entwicklung-des-bestands-an-kurzarbeitern/
[3] Bundesagentur für Arbeit/ Corona KUG: https://www.arbeitsagentur.de/news/corona-virus-informationen-fuer-unternehmen-zum-kurzarbeitergeld
[4] Die Bundesregierung Deutschland: https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/coronavirus-arbeitsrecht-1727228
