“Eine gute Kollaborationslösung ermöglicht nicht nur den Zugriff auf Dokumente, sie bietet auch Verbindungsmöglichkeiten für Life-Quellen.”
Text: Stefan Schönfeldt, Geschäftsführer der smartPerform c/o Immersion7 GmbH
Neue, digitale Technologien eröffnen große Chancen der Zusammenarbeit, stellen Unternehmen aber auch vor Herausforderungen wie die Integration von Mitarbeitern, die ortsunabhängig arbeiten oder die Harmonisierung von Endgeräten und Anwendungen von unterschiedlichen Herstellern. Um eine effektive Kollaboration zu ermöglichen, braucht es ein Tool, das Menschen und Technologien zusammenführt. Die Voraussetzung: Es muss plattformunabhängig und standortübergreifend einsetzbar sein.
Wenn die Rede von digitaler Kollaboration ist, denken viele an die zahlreichen Tools für Videokonferenzen, deren Nutzung sich spätestens durch die Corona-Pandemie in der Breite etabliert hat. Dabei muss klar sein: Der Funktionsumfang dieser Lösungen ist limitiert. Zwar ermöglichen sie die Videotelefonie, erlauben damit die Integration externer Teilnehmer und bieten die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen und damit Arbeitsergebnisse eines Rechners in der Gruppe zu präsentieren. Das macht sie aber nur zu Kommunikationslösungen. Doch Zusammenarbeit beinhaltet mehr: gemeinsames Arbeiten und Weiterentwickeln von Inhalten und Projekten, unabhängig von Geräten, Technologien und Verortung der Teilnehmer.
Der Mix an Kommunikationstools kann überfordern
Eine zentrale Hürde, gerade für normale Anwender im Unternehmen, ist die Bedienbarkeit ihrer digitalen Kommunikationstools. Die User sind mit den verschiedenen Anwendungen auf dem Desktop und dem Technologiemix oftmals überfordert, und Informationslandschaften vermischen geschäftliche und private Inhalte. Zu komplexe Tools werden nur ungern genutzt. Benötigt werden einfache, funktionale Lösungen, um Meetings effizient gestalten zu können.
Auch Early Adopters, die digitale Tools für Videotelefonie bereits vor Corona und der Ausbreitung des Homeoffice genutzt und damit hybrides Arbeiten etabliert haben, stehen vor Herausforderungen: Denn oft reichen die Funktionalitäten von Videokonferenz-Tools nicht aus. Unternehmen haben zwar Geld in digitale Lösungen investiert, aber die gewünschten Arbeitsweisen lassen sich damit nicht abbilden, die Ergebnisse bleiben aus. Die Ursachen sind dabei nicht immer ohne Weiteres ersichtlich.
Hinzu kommt eine bekannte Herausforderung bei Videokonferenzen und ortsunabhängigem Arbeiten: Zahlreiche Studien belegen, dass die Teilnehmer vor Ort durch räumliche Präsenz Priorität genießen, während Beiträge von Zugeschalteten weniger wahrgenommen werden. So können Produktivitätsverluste entstehen, und Unternehmen lassen Potenziale, Kreativität und Wissen brachliegen. Ein Kollaborationstool muss es also möglich machen, dass alle gleichermaßen mitarbeiten können.
Zentrale Lösung mit unterschiedlichen technischen Diensten
Der Markt an ganzheitlichen Kollaborationstools ist begrenzt. Häufig gibt es zwar viele unterschiedliche proprietäre Insellösungen, wie zum Beispiel Whiteboards, allerdings führen die nicht zu einer komplexen User Experience. Ein zentrales Tool, das verschiedene Lösungen vereint, verbessert die Übersichtlichkeit dagegen erheblich. Daher tun Unternehmen gut daran, sich beraten zu lassen, um Bedarfe, aber auch Lösungen für konkrete Probleme zu finden. Gerade bei der Ermittlung der Ursachen von Paint Points ist eine externe Beratung hilfreich.
Für das Arbeiten mit Teilnehmern im Raum und über die Raumgrenzen hinweg ist eine einfache, intuitive und von der Hardware unabhängige Oberfläche notwendig, mit der bestehende IT-Strukturen und etablierte Programme genutzt werden können. So sollte zum Beispiel eine Einbindung in Raumbuchung und Mediensteuerung möglich sein: Alle Teilnehmer, egal ob vor Ort, unterwegs oder im Homeoffice, erhalten die Einladung für das Meeting, das auch einem Raum zugewiesen wird, über das Mailprogramm – eventuell bereits mit Dokumenten im Anhang.
Das Meeting wird in der Software gestartet, die Teilnahme über einen Webbrowser ist ebenso möglich. Ein gutes Kollaborationstool stellt nun unterschiedliche technische Dienste wie Videokonferenzen und Werkzeuge, wie interaktive Whiteboards und Annotationsfunktionen, bereit. Sie ermöglichen das Erstellen und Speichern von Skizzen direkt auf dem Bildschirm. So können alle Teilnehmer gemeinsam am Thema arbeiten.
Inhalte über verschiedene Geräte zusammenführen
Darüber hinaus müssen Inhalte und Dokumente aller Teilnehmenden von individuellen Endgeräten wie Laptop, Tablet oder Smartphone schnell in die Präsentationslandschaft integriert werden können. Das gelingt mit BYOD (Bring your own device). Eine gute Kollaborationslösung ermöglicht also nicht nur den Zugriff auf Dokumente aus Programmen wie dem Office Hub, aus der Cloud, Netzwerken oder lokalen Speichern, sie bietet auch Verbindungsmöglichkeiten für Life-Quellen und unterstützt gängige technische Standards zur kabellosen Bildübertragung. Inhalte verschiedener Geräte können damit gleichzeitig angezeigt werden, die Benutzeroberfläche erschließt alle Quellen.
Da BYOD Anwender und ihre unterschiedlichen Geräteplattformen verbindet, können Inhalte spontan und schnell zusammengeführt werden, was ein flexibleres und schnelleres Arbeiten erlaubt. Die User müssen keine Umwege mehr gehen und Daten zum Beispiel über USB-Sticks an den Rechner übertragen oder Flipcharts abfotografieren, als JPGs speichern, über Laufwerke oder E-Mails verteilen und dann im Programm aufrufen. Dokumente verschiedener Programme können in der Anwendung über die Viewer-Funktion in der Software geöffnet werden. Ist eine Bearbeitung notwendig, wird das Hintergrundprogramm direkt aufgerufen, die Anpassung vorgenommen und das bearbeitete Dokument erneut im Viewer angezeigt.
Einfache Navigation und Dokumentation – auch für internationale Meetings
Praktisch ist darüber hinaus eine smarte Navigation, die das schnelle Wiederfinden von Dokumenten erlaubt, oder eine Funktion der Sprachumschaltung für internationale Meetings, sodass die User-Oberfläche in der passenden Sprache erscheint. Auch das Meeting-Management muss berücksichtigt werden. Am Ende sollte die Besprechung mit den erarbeiteten Dokumenten gespeichert werden können, um damit weiterzuarbeiten oder um daran anzuknüpfen. Idealweise sind mit dem Ende des Meetings Dokumentation und Protokoll ohne weitere Nacharbeit abgeschlossen.
Gute Usability – ohne Technikhürden
Ein Kollaborationstool erlaubt moderne Arbeitsformen und reduziert gleichzeitig die Komplexität. Es bietet damit einen Rahmen, um Zusammenarbeit effizienter zu gestalten: Stellschrauben sind hier zum Beispiel die einfache Zusammenführung aller Teilnehmenden, die volle Berücksichtigung von Remote-Teilnehmern sowie das Meeting-Management mit einem kontrollierten Ablauf mit Anfang und definiertem Ende und der automatischen Protokollierung. Eine gute Usability, die Technikhürden abbaut, spielt dabei eine wichtige Rolle. Gleichzeitig wird mit einem zentralen Tool der Wildwuchs von zu vielen verschiedenen Lösungen verhindert, was die Übersichtlichkeit verbessert.
Ein gutes Tool unterstützt die Nutzer darüber hinaus mit Arbeits- und Kreativfunktionen und erprobten Abläufen sowie intelligenten Nutzungskonzepten. Damit werden die Teilnehmer trainiert, in bestimmten Prozessen zu denken, was wiederum die Qualität der Meetings steigert. Insgesamt kann ein innovatives Tool Schulungsaufwendungen und Kosten bei Anwendern und Betreibern sowie Rüst- und Reisekosten reduzieren. Und nicht zuletzt ist es individuell konfigurierbar: Idealerweise bietet eine Kollaborations-Plattform eine maßgeschneiderte Oberfläche, die nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens konfiguriert werden. Farbe und Formen können an CI und CD angepasst werden und die Oberfläche in den Wunschzustand als Ausgangszustand gebracht wird.
Datenschutz gewährleisten – auch mit BYOD
Die Vernetzung von Geräten und Teilnehmern ist in der digitalen Gesellschaft der Status quo. Eine zeitgemäße digitale Kollaborationslösung lässt sich deswegen an die IT-Standards des Unternehmens anpassen. BYOD stellt dabei keine sicherheitstechnische Herausforderung dar, da mobile Geräte wie Laptop oder Smartphones auch ohne Kollaborationslösung die IT-Sicherheit erfüllen und sicher ins Firmennetzwerk integriert werden müssen.
Résumé
Dem digitalen Workspace gehört die Zukunft: Er bietet eine Plattform für den Austausch, ermöglicht aber vor allem die ortsunabhängige, individuelle Zusammenarbeit von Teams. Voraussetzung ist die Vernetzung der Teilnehmer über Technologie- und Gerätestandards hinweg, die mit einem intelligenten Kollaborationstool Wirklichkeit werden kann: Wichtig dabei ist eine gut strukturierte Oberfläche, die alle notwendigen Funktionen schnell bereitstellt, eine hohe Usability bietet und vor allem das unkomplizierte Teilen von Informationen erlaubt.
Die Software-Entwickler der Immersion 7 GmbH mit Sitz in Reutlingen ermöglichen mit ihrer universellen No-Code-Standardsoftwareplattform smartPerform die Erstellung und den Betrieb maßgeschneiderter, grafischer Benutzeranwendungen für die digitale, visuelle Unternehmenskommunikation, für Innovations-, Meeting- und Kollaborationsanwendungen sowie Lehr- und Lernumgebungen. smartPerform verbindet Menschen mit Informationen und neuesten Technologien zur Steigerung von Präsenz, Image und Effizienz.
